Assistant/Assistante administratif-ve (H/F)

Organisme de formation recherche un assistant/assistante administratif-ve :
Vos missions seront:
L'assistante d'antenne s'assure du bon fonctionnement de l'administratif au sein de l'agence, du secrétariat courant, répond aux différentes sollicitations de la responsable, des formateurs et du siège.

Missions dans le domaine : Secrétariat :
- Répondre aux appels téléphoniques
- Réception / traitement / envoi du courrier
- Faire les commandes de fournitures
-

Mission dans le domaine : Formation :
- Aider à faire les plannings de formation
- Créer ou préremplir les documents de formation et les transmettre aux formateurs (contrat, feuilles d'émargements, conventions de stage )
- Préparer et envoyer les fournitures et livrets pour les démarrages de session
- Recueillir les émargements et les enregistrer
- Créer les dossiers de rémunération des stagiaires
- Saisir les variables de la rémunération des stagiaires
- Faire les attestations d'entrée et de sortie de formation
- Editer et envoyer les bulletins de salaire des stagiaires
- Faire les différents tableaux à envoyer aux financeurs

Missions dans le domaine des Examens :
- Créer les sessions de validation sur logiciel dédié
- Commander et réceptionner les sujets d'examen
- Inscrire les stagiaires aux sessions
- Créer et éditer tous les documents nécessaires et les transmettre aux responsables de la session
- Saisir les résultats puis envoyer aux établissements valideurs correspondants
-
Missions dans le reporting Fonctions supports :
- Faire le suivi du CA
- Pointage des relevés bancaires
- Faire la facturation
- S'assurer de la bonne complétude des documents RH et comptabilité
- Faire le relais entre le service RH et les formateurs pour les documents administratifs

CDD 6 mois évolutif à compter du 18/09/2023

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 12,00 Euros à 12,01 Euros