Assistant / Assistante achat

La mission générale de l'assistant achats est d'apporter un soutien au responsable des marchés du G.H.T. des Landes et aux acheteurs pour la partie informatique des opérations.
L'assistant achat est chargé de la constitution des dossiers de marché dématérialisés, de leur transmission auprès des acteurs concernés, de leur classement et archivage.
Il sera appelé à utiliser les logiciels dédié à la Gestion Economique et Financière des trois établissements, l'outil SIHA Sémaphore ainsi qu'une plateforme de dématérialisation et des outils dédiés aux marchés publics (JOUE, BOAMP, AWS, EPICURE WEB, MARCO, )
Il assure le suivi des marchés passés en groupements de commandes (nationaux, régionaux, ou locaux).
Il peut se voir confier un domaine d'achat déterminé sous la responsabilité des cadres.
ACTIVITÉS DU POSTE
o Comptes rendus de réunions.
o Contribution à l'étude des marchés.
o Aide à la rédaction d'un cahier des charges.
o Soutien sur le processus achat.
o Communication (avec les acheteurs, fournisseurs, gestionnaires).
o Traitement et paiement des bons de commande des groupements et centrales d'achat.
o Saisie des référentiels marchés dans les outils informatiques et bureautiques.
o Organisation et participation aux réunions de service et Comité Territorial des Achats (CTA).
o Réalisation d'études, de travaux de synthèse, relatifs à son domaine d'activité.
o Rédaction d'actes, de documents ou notes.
Compétences :
o Se tenir régulièrement au courant de l'évolution de la réglementation.
o Capacité à rendre des comptes et à informer.
o Respecter les procédures administratives et modes opératoires.
o Faire preuve d'un grand sens de l'organisation.
o Méthodique et rigoureux.
o Etre force de propositions pour améliorer et optimiser les processus.
o Etre bon communiquant.
o Pratique courante des outils de bureautique (Pack Office) et des technologies de l'information et de la communication (TIC : internet, courrier électronique).
o Appétence renforcée pour l'informatique.
Savoir-faire :
o Analyser des offres fournisseurs.
o Analyser le besoin en collaboration avec les utilisateurs métier.
o Analyser un marché, fournisseurs/clients, relatif à son domaine de compétence.
o Animer des réunions et des discussions avec des prescripteurs-acheteurs.
o Identifier et mettre en place des actions achat quantifiées.
o Négocier les contrats avec les prestataires/fournisseurs.
o Utiliser des outils réglementaires spécifiques aux achats hospitaliers.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération convention collective