Assistant / Assistante achat

UniHA est une coopérative d acheteurs hospitaliers publics français au service des prestations de soins déployées par les hôpitaux publics.
L enjeu essentiel : apporter à nos concitoyens les meilleurs traitements disponibles, décliner un service hospitalier de haute qualité et préserver un égal accès aux soins.

UniHA, créé depuis plus de 15 ans, regroupe environ un millier d établissements hospitaliers, répartis sur l ensemble du territoire national au sein de 105 GHT.

En relation directe avec les acheteurs de la filière, l'assistant achat « Utilités » est responsable du suivi opérationnel des procédures de marchés de gaz naturel et d'électricité et de la remontée d'information vers le siège.
En contact permanent avec les établissements hospitaliers adhérents, dans le cadre de l'accompagnement à l'exécution des contrats, l'assistant achat assure une relation client de qualité qui est un des différenciants du GCS UniHA et de sa filière énergie.

Il est force de proposition et un pilier pour la filière. Il en optimise le fonctionnement en s'inscrivant dans le plan stratégique du GCS UniHA 2021-2024.

Contexte de l'emploi : il s'inscrit selon plusieurs dimensions :
- Complexité : maîtrise des processus administratifs complexes / appréhension de la dimension stratégique d'un projet
- Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches et gestion en toute autonomie / preuve d'initiative / comprend les enjeux de la filière / fait preuve de capacités d'analyse et de priorisation
- Ecoute et disponibilité : capable de comprendre les attentes et les difficultés des adhérents/ sait faire preuve de rigueur mais aussi d'écoute

Principales responsabilités

Dans le respect des pratiques achat, l'assistant(e) achat « Utilités » assiste les acheteurs de la filière sur le portefeuille de marchés qui lui sont confiés :
- Assistance téléphonique auprès des établissements membres des groupements de commandes d'énergie de la filière (gestion des demandes quotidiennes par mail et téléphone) ;
- Interface et facilitateur entre les membres et les fournisseurs ;
- Suivi des points de livraison des établissements et des demandes des adhérents via le module énergie de UniHA
- Enregistrement et suivi des projets achats dans le système d'information achat UniHA : recensement des besoins, recrutement des membres, suivi des adhésions, suivi d'exécution
- Saisie et suivi des procédures d'appel d'offres sur les plateformes de dématérialisation des procédures de marché : publications des marchés, gestion des échanges avec les candidats
- Gestion documentaire des projets d'achat et marchés : documents d'appels d'offres, documents de suivi d'exécution des marchés
- Participation aux différentes réunions regroupant les assistants(e) organisées par UniHA

Horaires : 38H20 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Connaissance des contrats de gaz et d'électricité - Souhaité
• Connaissance des marchés publics - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 27000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois