Assistant / Assistant de gestion pour l'apprentissage (H/F)

L'IFPRA porte et accompagne la politique académique pour la formation professionnelle
Un porteur identifié pour l'apprentissage, la VAE, les appels d'offre d'ampleur régionale ou nationale, la formation des acteurs de la formation professionnelle, initiale et continue, pour la lisibilité du travail des acteurs de terrain à l'échelle normande

Finalité :
Assurer la gestion des opérations administratives et pédagogiques liées à l'apprentissage

Catégorie statut : Catégorie C Contractuel

Résidence administrative : UFA Pierre Simon de Laplace Caen

Missions principales :
Aide à la gestion administrative des apprentis
- Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôle et suivi de l'assiduité et des retards.
- Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) - en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT,
- Informer les apprentis sur leurs aides,
- Assurer les demandes de 1er équipement,
- Gérer le tableau récapitulatif des apprentis,
- S'assurer que les visites en entreprise sont bien réalisées
- Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation..),
- Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire
- Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation
- S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.
- Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site)

Aide à la gestion administrative des enseignants :
- Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Aide à la Vie Scolaire :
- Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions.
- Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, ).
- Aider à l'intégration collective des élèves handicapés (référente handicap).

Relations hiérarchiques :
- Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec le DDFPT et le pôle apprentissage.
- Sous l'autorité hiérarchique de la direction opérationnelle de l'IFPRA

Particularités fonctionnelles :
- En établissement scolaire 803,5h (mi-temps) annualisées
- Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.
- Une lettre de mission sera rédigée et validée par le chef d'établissement

Connaissances :
- Outils de bureautique.
- Conditions et modalités de mise en ?uvre de l'apprentissage.
- Qualités rédactionnelles
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, )
- Connaissance de la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :
- Discrétion professionnelle.
- Aptitude au travail en équipe.
- Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer.
- Flexibilité et dynamisme.
- Autonomie, disponibilité et bienveillance.
- Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives
- Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.
- Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.
- Savoir appliquer la réglementation.
- Savoir être organisé et méthodique.
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...).
- Entretenir des relations de confiance avec élèves, familles et partenaires de la communauté éducative.

Horaires : 17H30 Travail en journée

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 1850,00 Euros sur 12 mois