Assistant ADV (f/h)

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Votre agence Randstad, spécialisée dans les métiers de l'assistanat, vous offre de nombreuses opportunités d'emploi et vous accompagne tout au long de votre carrière.

Principales missions : Assure le secrétariat et participe à la gestion du personnel ainsi qu'à la gestion
administrative des activités du Service Proximité.

Mission et activités principales du poste :
1. Secrétariat du Service
Enregistrer et suivre le courrier « Arrivée » et « Départ ».
Assurer le secrétariat téléphonique du Service et du Responsable de Service.
Rédiger tous types de documents (planning, note, courrier...) selon les besoins du Service et les
diffuser le cas échéant.
Tenir à jour les différents documents du Service (liste des bâtiments, mutation des gardiens...).
Créer et tenir à jour les fiches « secteur » et les fiches « entretien » pour les Surveillants
d'Immeubles.
Réaliser diverses opérations de classement et d'archivage.

2. Gestion du personnel
En cas d'absence du Responsable de Service, organiser les permanences des Chargés de
Mission.
Tenir à jour le tableau des astreintes des Surveillant(e)s d'Immeubles et le transmettre en fin de
mois au Service des Ressources Humaines.
Suivre et tenir à jour les plannings des Surveillant(e)s d'Immeubles ainsi que les plannings
d'intervention des Surveillant(e)s d'Immeubles Polyvalent(e)s.
Enregistrer les absences (RTT, congés ou autre,) sur HOROQUARTZ des Surveillants
d'Immeubles et les RTT des administratifs.
Prévoir et gérer les absences des Surveillant(e)s d'Immeubles en relation avec les chargés de
missions.
Organiser et suivre le remplacement des Surveillant(e)s d'Immeubles (établissement de la
demande, renseignement de l'ordre de mission, suivi, vérification et archivage des factures...).

3. Gestion liée à l'activité du Service
Enregistrer les réclamations et tenir à jour le fichier « Gardien » sur ULIS.
Connaitre et suivre, le cas échéant, la procédure de mise en fourrière des épaves.
Enregistrer et vérifier les courriers reçus dans le cadre des procédures en matière de troubles.
Procéder aux transmissions des signalements effectués sous couvert des Chargés de Missions.
Tenir à jour les tableaux de bord des dépôts de plainte et signalements.
Effectuer le publipostage du courrier relatif aux documents, notamment les visites de courtoisie
et les courriers locataires.
S'assure du suivi des véhicules ventouses

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 1 année d'expérience.

Si vous avez une expérience en secrétariat et que vous savez analyser, répertorier et classer des documents alors nous attendons votre CV avec impatience !

Vous devrez également rédiger divers documents, gérer des plannings et l'absence de membres du Service, partager des informations avec les collaborateurs ainsi que communiquer avec divers publics.

Qualités requises : Sens du relationnel, rigueur, capacité à mener plusieurs tâches simultanément, esprit d'équipe.

A compétences égales, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Établir un devis - Souhaité
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Rémunération Horaire de 11,96 Euros sur 12 mois