Assistant administratif renfort polyvalent H/F

Le CCAS gère la résidence autonomie Marie Lyan rattachée au Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Caluire et Cuire composé de 86 résidents âgés de plus de 60 ans, valides ou semi-valides, qui bénéficient d'un appartement individuel.

MISSIONS :

1 - Coordonner l'activité sportive CAP' Seniors :
- Organiser l'activité Cap' Seniors ( plannings, réservation de salle, inscriptions, paiements)
- Réaliser un bilan de l'année précédente : évaluation, enquête de satisfaction.
- Etre force de proposition pour l'organisation de nouvelles activités
- Travailler en lien avec le service de la communication sur des outils de communication
- Participer au forum des associations, organiser des moments de convivialité
- Vérification ponctuelle sur site de la bonne tenue des activités.

2- Renfort administratif à la résidence Marie Lyan :
-Accueil physique et téléphonique du public et réponses aux demandes des résidents âgés
-Conciergerie (remise de clés, colis)
-Installation des salles pour les animations, suivi des inscriptions aux animations
-Soutien administratif en lien avec le directeur de la résidence (écran dynamique, réservation de salle, studios, appels téléphoniques, tableau de suivi...)

Activités ponctuelles
- Accueil front office et back du CCAS en cas de besoin
- Suivi « Action solidarité été »
- Bénévolat ( recherches de bénévoles et projet de développement de cette mission )
- Cap' Sénior : commande de denrées alimentaires

Connaissances et compétences :
- Maîtrise des procédures administratives
- Techniques de communication
- Savoir rechercher des informations
- Maîtrise de l'outil informatique (logiciels bureautiques)
- Gestion des files d'attente des lignes téléphoniques

Aptitudes et qualités :
-Capacité à travailler sur deux sites ( siège du CCAS et résidence Marie Lyan )
- Capacité de planification et de synthèse
- Avoir le goût du travail en équipe, en réseau, en transversalité
- Dynamisme, rigueur, polyvalence
- Pratiques administratives et informatiques indispensables
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Autonomie recherché

CONTRAINTES :

- Rigueur et adaptabilité horaire en fonction des nécessités de service.
- Déplacements sur sites Caluire et Cuire

Horaires : 38H Autre

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon grille fonction publique