Assistant administratif polyvalent (H/F)

Le Département de la Vendée recrute, rejoignez-nous !
Le dynamisme économique du Département de la Vendée s associe à un cadre de vie agréable apprécié de ses habitants.
Premier Employeur public du département, nous comptons 2650 collaborateurs et environ 150 métiers différents.

Nous recherchons pour le Logis de la Chabotterie un assistant administratif polyvalent H/F dans le cadre d'un contrat de 7 mois.

Sous la responsabilité du chef d'établissement et en transversalité étroite avec les autres pôles opérationnels de l'établissement, vous avez la charge d'assurer le fonctionnement administratif du site.

À ce titre, vous réalisez les missions suivantes :
Assister le chef d'établissement et son adjointe dans la gestion opérationnelle du site :
Assurer l'accueil physique et téléphonique et le secrétariat courant du service (gestion du courrier, suivi des agendas, frappe de notes et courriers, gestion et commande de fournitures) ;
Apporter une assistance fonctionnelle à l'ensemble des équipes (technique, accueil, jardins ) et participer aux échanges avec la Direction des Sites Patrimoniaux et les autres services de la collectivité.

Participer aux actions de communication du site :
Participer à l'élaboration des documents liés aux activités du site et aux animations, en lien avec la Direction de la Communication, des Grands Évènements et du Sport.
Contribuer à l'animation des réseaux sociaux du site.

Participer à l'accueil des publics et aux événementiels du site.

Participer à la gestion RH du site :
Participer au recensement des besoins et au recrutement des saisonniers, vacataires, intermittents
Assurer le suivi administratif des recrutements et des absences (congés, arrêts maladie) en lien avec la Direction des Ressources Humaines ;
Assurer le suivi des contrats vacataires et temporaires, stagiaires et intermittents du spectacle en lien avec le chef d'établissement,
Organiser les plannings du personnel pour l'ensemble du personnel du site.

Contribuer à l'organisation des événementiels et animations :
Participer à la recherche de contenus et prestataires et suivre les dossiers administratifs (devis, consultations, analyse des offres ),
Gérer les relations avec les intervenants et l'organisation logistique en lien avec la régie technique générale.

Profil recherché
De formation supérieure (BTS assistant manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations ) ou expérience équivalente ;
Expérience souhaitée au sein d'un site touristique et/ou ERP, et en gestion d'évènementiel ;
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des réseaux sociaux.
Connaissance de l'environnement territorial, et notamment des procédures de marchés publics ;
Sensibilité pour l'Histoire et le patrimoine ;

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1927,00 Euros sur 12 mois