Assistant administratif - Mission hébergement F/H (H/F)

Sous l'autorité du responsable de la plateforme, vous avez pour mission le suivi des prises en charge hôtelières des ménages hébergés à l'hôtel dans Paris intra-muros.

Dans ce cadre, il travaille en lien étroit avec les SIAO et DELTA (ex-PHRH, en charge de la réservation hôtelière et de la qualité). Il participe à la création d'outil et à l'appropriation des process de la plateforme afin d'en sécuriser le fonctionnement. Il agit avec le souci constant de confidentialité inhérente aux problématiques et éléments dont il a connaissance.

Plus spécifiquement, vous êtes en charge de la réalisation des activités suivantes :

Sur le suivi des prises en charge hôtelières
- Assurer le suivi, en lien avec les travailleurs sociaux de la plateforme, des demandes relatives à un besoin de réorientation (changement de composition familiale, demande de réorientation, de demande de changement d'hôtel) ou à une demande concernant la prise en charge hôtelière (demande d'intervention d'un médiateur, demande d'intervention d'un intervenant terrain, ).

- Suivre les absences des familles hébergées

- Assurer la coordination entre les TS de la plateforme, le SIAO et DELTA concernant les décrues

- Assurer le lien entre DELTA, les SIAOs et la plateforme sur ces demandes (transmission des demandes, relances, suivi des réponses apportées, saisie des interventions de DELTA dans le SI de la plateforme )

Dans ce contexte, le chargé d'hébergement est amené à effectuer, de façon ponctuelle, des visites dans les hôtels ou contacter les ménages par téléphone.

Sur la mise à jour des mouvements des familles
- Enregistrer et mettre à jour dans la base de données les mouvements des familles suivies par la plateforme liés à la prise en charge hôtelière : Décrues, APEC, changement d'hôtel, réorientation, sorties

Sur la gestion et le suivi de la participation financière des familles
- En lien avec les travailleurs sociaux, assurer mensuellement le suivi et les relances de la participation financière des familles, et en lien avec DELTA pour le suivi de l'effectivité de la participation des ménages.

Sur les remontés des EI et EIG
- Rédiger et qualifiés les Evènements Indésirables ou Evènements Indésirables Graves concernant les ménages, en lien avec les responsables de la plateforme.

- S'appuyer sur les process/grille EI - EIG existants, et le système d'information AGEVAL

Sur le Reporting / process
- Assurer le suivi des items évoqués ci-dessus et en réaliser le reporting auprès de l'équipe de cadres de la plateforme
- En lien étroit avec l'ensemble des cadres de la plateforme, assurer la création, le suivi et la mise à jour des process liés à l'activité hébergement
- Réaliser chaque trimestre un bilan d'activité

Sur les systèmes d'information
- Utiliser, renseigner et contrôler les systèmes d'information en lien avec l'activité
- Extraire les données nécessaires à la gestion de l'activité à partir des systèmes d'information

L'assistant administratif - mission hébergement :
- travaillera en binôme quotidien avec son homologue par sectorisation
- travaillera étroitement les responsable d'équipe et assistants administratifs gestion du flux de la plateforme
- effectuera toutes autres tâches nécessaires à l'accomplissement de la mission et à l'attente des objectifs du service

Date de prise de poste : Dès que possible
Statut du poste : Employé.
Des 2151 ? en fonction de votre profil et expérience

Vous bénéficierez :
- de tickets restaurant
- d'une mutuelle
- d'une prise en charge de votre titre de transport à hauteur de 50%.

Lieu du poste : 15 rue Jean-Baptiste Berlier - 75013 PARIS

MERCI DE CANDIDATER DIRECTEMENT SUR LE SITE DU SAMUSOCIAL DE PARIS:
https://recrutement.samusocial.paris/asadag-070623/poleemploi

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération A partir de 2151