Assistant administratif Master et Relations internationales (H/F)

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux.


Au sein du Master « International Master in Development of Drugs and Health Products » (D2HP) : les missions de l'agent.e portent sur l'accueil et la formation d'étudiants internationaux dans le domaine du développement des produits de santé.
L'activité se déroule au c?ur du Service des Relations Internationales, en charge du développement à l'international de la Faculté de Pharmacie de l'Université Paris-Saclay.
L'agent.e est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du.de la Responsable Service relations internationales de la Faculté de Pharmacie.

Missions principales de l'agent.e :

1) Activités administratives et gestion du budget du master D2HP
Gestion des candidatures des étudiants du master D2HP :
-Gestion des tableaux de candidatures M1 et M2 (tableaux Excel et plateformes administratives locales (Pstage, Apogée, Inception )
-Gestion/Programmation des interviews des étudiants candidats
-Envoi des certificats de préadmission
-Suivi du processus de pré-inscription et offre de services aux étudiants (aide au processus d'obtention d'un logement, visa / permis de séjour, supports financiers)

Gestion des inscriptions au master D2HP (M1 et M2)
-Suivi et mise à jour des documents contractuels (suivi des bourses Campus France ou autres bourses spécifiques)
-Gestion des choix des options d'enseignement de l'année OTU (Optional Teaching Unit) (M1 et M2) et axes d'enseignement du M2 D2HP.
-Gestion des plannings
-Gestion des stages des étudiants sur le plan administratif
-Organisation des jurys de délibération
-Saisie des notes (Apogée), rédaction/édition des procès-verbaux et attestations de réussite

Mise en place de tableaux de bord de suivi des étudiants inscrits au master D2HP années M1 et M2, et de suivi des alumni de D2HP.

Gestion financière du master D2HP (budget, devis, achats)

2) Activités administratives et gestion du budget du Service des relations internationales
-Assistance administrative du service des RI
-Mise en place de tableaux de bord de suivi des étudiants du cursus pharmacie en mobilité sortante (ERASMUS, ULLA, échanges )
-Mise en place de tableaux de bord de suivi des étudiants étrangers, des ERASMUS entrants
-Gestion financière du service des RI (budget, devis, achats)

Actions de communication : Gestion du website, forum, et des réseaux sociaux en collaboration avec le service communication de l'UFR Pharmacie et la Graduate School HeaDS.

Gestion de l'évènementiel : Gestion des différents types d'évènements (symposium, délégation, activités extra-académiques, workshop, activités pédagogiques) liés à l'activité des RI et du master D2HP

Connaissance, savoir :
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Mettre en ?uvre des procédures et des règles
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
-Savoir communiquer à l'écrit comme à l'oral en anglais
-Savoir intégrer son activité dans le cadre des activités internationales (cadre des accords existants) et en relation avec les différents organes de fonctionnement à l'échelle des RI, de la composante, la GS HeaDS, et la DRIE.

Savoir-faire :
-Utilisation des outils informatiques usuels (pack Office complet et logiciels de gestion)
-Capacité rédactionnelle : attestations, lettres officielles, en français et en anglais
-Liaisons fonctionnelles : Etudiants / Bureau du D2HP / Enseignants / Chercheurs / Enseignants-chercheurs

Horaires : 36H50 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2400,00 Euros sur 12 mois