ASSISTANT ADMINISTRATIF / INTENDANT POUR SON PÔLE ENFANCE (H/F)

Vaujany est un petit village de montagne, en Isère, à 50 km de Grenoble, sur la route du col du Glandon et du col de la Croix de Fer à la limite de la Savoie. Il fait partie du canton de l'Oisans (surtout connu comme territoire de haute montagne dont le point culminant est la Barre des Ecrins) et plus précisément Vaujany se situe dans la vallée de l'Eau d'Olle.
Il y a environ 350 habitants permanents.

La Commune de Vaujany recrute 1 assistant administratif / intendant pour son Pôle Enfance (H/F).
- Recrutement par voie statutaire (cadre d'emploi des Adjoints Administratif) ou contractuelle (1 an + possibilité de renouvellement)
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire liés au grade et à la fonction

Dans le cadre de l'organisation du Pôle Enfance (PE) (Multi-Accueil et Centre de Loisirs), vous assistez l'équipe de direction du PE dans la gestion administrative, financière et technique de la structure.
Vous collaborez avec les cuisiniers dans la gestion du service de restauration collective. Vous assurez le lien avec les différents services de la collectivité et coordonnez les demandes d'interventions techniques.

1- Contribuer à la gestion Administrative, Financière et Technique du PE
- Assurer ponctuellement l'accueil téléphonique l'accueil physique des familles
- Transmettre les informations
- Saisir les dossiers d'inscription des enfants vacanciers
- Effectuer des missions de secrétariat : rédiger des courriers, notes d'information, compte-rendus, mise à jour des documents internes (règlements intérieurs, dossiers d'inscriptions, plaquettes d'informations)
- Vérifier et mettre à jour les conventions avec les partenaires chaque intersaison (activités poney, pôle sports loisirs, hockey )
- Vérifier et mettre à jour les classeurs modèles
- Assurer le suivi des décisions du Conseil Municipal et des demandes d'informations en lien avec les services de la mairie
- Transmettre au service communication les modifications à apporter sur le site internet
- Participer à la rédaction des factures et à la gestion des outils d'encaissement (mise à jour et suivi du logiciel E-enfance)
- Saisir chaque semaine les enquêtes EFICEO en lien avec le service de la Direction Station (l'hiver)
- Contribuer au suivi et au respect de la Charte Label Famille Plus : réunions, compte-rendus, mise en valeur des critères
- Assurer le suivi des devis, commandes et factures liées au fonctionnement de la structure
- Assurer les relances d'impayés et tenue des encaissements PAYFIP
- Assurer le mandatement des factures et titres de recettes
- Contribuer à la préparation du budget alloué au PE et le présenter aux Elus et services
- Assurer le suivi de la comptabilité analytique afférente au PE
- Assurer le suivi des demandes de subventions et dossiers CAF en lien avec la Direction
- Assurer le lien avec le Conseil Départemental concernant les dossiers de subventions
- Constater, transmettre les informations et assurer le suivi des dossiers relatifs à l'hygiène, la sécurité et l'entretien, en lien avec les agents des services de la mairie concernés
- Assurer le suivi de la gestion des stocks : produits d'entretien, fourniture administratives, couches et produits d'hygiène
- Classer, Archiver les dossiers
- Mandataire de la régie de recettes : assurer les encaissements si besoin
- Assurer le lien avec les différents prestataires : informatique, technique
- Effectuer les états des lieux des appartements attribués aux agents saisonniers ou permanents du PE et assurer le lien avec la personne en charge de ce dossier à la mairie et vérifier le nettoyage du linge à chaque fin de saison
- Assurer le suivi des demandes de travaux : lien avec les entreprises ou les services techniques, planification, vérification et réception

2- Collaborer à l'organisation et la gestion du service de restauration
- Assurer en lien avec les cuisiniers, les commandes et la gestion des stocks alimentaires
- Contrôler le rangement des réserves, préparer les feuilles de suivi, prise de photos pour la traçabilité
- Coordonner le service de portage de repas à domicile : d'inscriptions, taper les menus, transmettre les menus à la diététicienne de AGAP PRO pour validation
- Collaborer avec les cuisiniers dans leurs obligations administratives et techniques en matière de veille sanitaire

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1777,12 Euros à 2088,12 Euros sur 12 mois