Assistant administratif (H/F)

réf : H23/065

L'assistant administratif travaille en étroite collaboration avec la Directrice de la Communication des Grands Evènements et du Sport, l'assistante de direction, le chargé de production évènementielle, le chef de projets transversaux et l'attaché de presse.

Date de prise de poste souhaitée : dès que possible


Missions principales :
Rattaché(e) à la Directrice de la Communication, des Grands Evénements et du Sport, vous êtes chargé(e) des missions suivantes :

- Assister l'attaché de presse dans l'organisation logistique de temps officiels : gestion des listings et des invitations, constitution des dossiers de presse, commandes auprès des prestataires
- Assurer une assistance administrative auprès de l'équipe de direction :
o Réception et gestion d'appels téléphoniques,
o Gestion d'agendas,
o Rédaction, relecture, mise en forme, transmission et suivi de documents : mails, courriers, notes, communiqués de presse, dossiers,
o Suivi des commandes au quotidien : contrôle des devis, établissement et suivi des commandes, relations avec les prestataires
o Participation au suivi et à la préparation des marchés publics : bilans quantitatifs, mise en forme du dossier de consultation, vérification des grilles d'analyses
o Suivi, mise à jour et actualisation de tableaux de bord, bases de données
o Classement et archivage des dossiers informatiques et papiers.

- Assurer l'interface entre la direction et les assistantes administratives du Vendéspace

Missions annexes :
- Assurer la suppléance de l'assistante de direction en son absence.

Profil souhaité :
- De formation supérieure (BTS assistant manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations ) ou expérience équivalente
- Expérience appréciée sur un poste similaire,
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, dont Powerpoint))
- Connaissance du domaine de la communication, et de l'événementiel
- Connaissance des collectivités territoriales : fonctionnement, circuit de décision, procédures administratives, statut
- Connaissance des principes de la commande publique souhaitée

Qualités essentielles requises :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Qualités relationnelles
- Aptitude rédactionnelle
- Capacité d'adaptation
- Discrétion

Conditions de travail :
- Lieu d'affectation : Hôtel du Département - La Roche-sur-Yon
- Quotité de travail : temps plein

Observations complémentaires :
- Les missions sont susceptibles d'évoluer au regard des besoins de la direction.
Rémunération : rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles.
Avantages collectifs : titres restaurant, CNAS/FDAS, participation mutuelle et prévoyance, compte-épargne temps.
- Jury de recrutement le 25 octobre 2023


Contacts:
Service : Mme Stéphanie BIOTEAU, Directrice de la Communication des Grands Evénements et du Sport au 02 28 85 85 65
RH : Mme Emilie CHAPLEAU, Chargée de recrutement au 02 28 85 84 27

Merci d'adresser votre candidature en ligne avant le 1er octobre 2023, référence H23/065

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Grille indiciaire