Assistant administratif (H/F)

Itinova recherche pour son nouveau service d'accueil de mineurs non accompagnés de l'établissement « Mecs Le Port » situé à Condrieu (69) un 0,60 ETP d'assistant administratif H/F. Itinova est un groupe sanitaire, social et médico-social à but non lucratif, au service de la Personne. Structuré en 6 pôles d'activités, Itinova intervient dans les champs du handicap adulte et enfant, de la protection de l'enfance, de la précarité, de l'accueil des personnes âgées et du sanitaire. Fort de ses valeurs de solidarité, d'engagement et de responsabilité, Itinova se mobilise depuis près de 100 ans pour organiser, professionnaliser et fédérer l'ensemble de ses établissements. Implanté dans la moitié sud de la France avec un Siège Social situé à Lyon, le groupe compte 2733 salariés, 76 établissements et accueille plus de 7300 personnes parmi les plus vulnérables.

Description de l'établissement :
Le Port est un établissement privé à but non lucratif, situé administrativement à Condrieu (69). Un nouveau projet d'accueil en hébergement collectif de mineurs non accompagnés va ouvrir à partir du mois d'octobre 2023. Il sera composé de deux groupes de 10 jeunes chacun âgés à partir de 13 ans. La Mecs du Port comprend aussi deux autres services, l'un permet aux adolescents confiés d'être accueillis chez des assistants familiaux (H/F) habilités par l'Ase et par la PJJ, l'autre concerne des mineurs non accompagnés à partir de 16 ans qui sont hébergés dans des appartements. L'établissement est ouvert 365 jours par an. L'équipe de direction de la Mecs du Port intervient également à la Mecs La Clairière située dans la Loire permettant ainsi de mutualiser des savoirs et des outils.

Le poste :
Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice et en lien avec les services de l'établissement et du siège social, ses domaines d'intervention et principales missions sont :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs (partenaires, salariés, fournisseurs, etc.)
- Informer et orienter les personnes
- Assurer des activités administratives relatives aux usagers
- Créer, enregistrer et tenir à jour les dossiers d'admission
- Créer, enregistrer et tenir à jour les dossiers des usagers (Dipec, documents administratifs divers, ordonnances de placement, attestations de prise en charge, rapports, etc.)
- Archiver les dossiers
- Frappe et mise en forme des courriers
- Suivi des tableaux de bord (statistiques, état de présence etc.)
- Instruction et suivis des dossiers de sinistre
- Assurer des activités de secrétariat
- Ouvrir, enregistrer, distribuer et expédier les courriers
- Assurer la frappe de notes, courriers, rapports, compte rendus, attestations, etc.
- Organiser, classer, et archiver
- Assurer la circulation des informations entre les différents membres de l'équipe administrative et entre les salariés
- Gérer la logistique de projets ponctuels
- Assurer quelques tâches de comptabilité et de paie :
- Suivre les caisses de l'ensemble des salariés
- Préparer la facturation en lien avec le chef de service et renseigner le « reporting » mensuel
- Saisir les éléments variables de paie

Profil :
Confidentialité et discrétion
Rigueur et organisation
Bon communiquant, diplomate, loyal et impliqué
Aptitudes à travailler en partenariat et esprit d'initiative
Savoir gérer les priorités
Maitrise des outils bureautiques impérative (Excel-Word-Powerpoint).

Rémunération selon CCN 66
Reprise ancienneté / mutuelle / prime Laforcade
Prise de fonction dernière semaine de septembre 2023.

Horaires : 21H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1058,39 Euros à 1679,01 Euros sur 12 mois