ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Mission du poste : Assurer le secrétariat et l'accueil du Service Recrutement/Formation et de la Direction des Ressources Humaines

ACTIVITES PRINCIPALES
1 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction,
- Assurer le secrétariat de la Direction : gestion des agendas - traitement du courrier - rédaction et diffusion de notes et de courriers - mise en forme de documents - organisation logistique des réunions - tri, classement et archivage des documents.

2 SERVICE RECRUTEMENT FORMATION :
- Assurer le secrétariat du service recrutement :
Réceptionner, traiter, saisir les candidatures,
Organiser les commissions de recrutements : convocations- réservation de salles ,
Préparer le dossier de l'agent recruté : courrier de recrutement -contrat - déclaration URSSAF ,
Contribuer à la mise à jour de l'Intranet : mettre en ligne les offres d'emplois - bourse de l'emploi - note d'arrivée,
Organiser l'accueil et mettre à jour le dossier d'accueil.

- Assurer le suivi administratif du Service Formation
Participer au recensement des besoins pour établir le plan de formation
Traiter les inscriptions des demandes de formation,
Gérer le dossier au niveau des conventions, convocations, devis et bons de commandes, ordre de mission,
Saisir l'ensemble des actions de formations dans le logiciel dédié,
Participer aux ouvertures et fermetures des stages,
Contribuer à la rédaction et au suivi des procédures des activités,
Assurer le suivi des demandes de stages : réceptionner les demandes, assurer le lien avec les services, répondre aux demandes, renseigner les tableaux de bord.

Formation :
Bac secrétariat bureautique

Compétences techniques :
Connaissance des règles et des procédures administratives.
Maitrise des outils informatiques.
Maitrise des règles d'orthographe et de grammaire

Aptitudes personnelles :
Sens de l'accueil et de la communication - Organisation - Capacité à travailler en équipe et à gérer l'urgence - Respect de la Confidentialité et des délais - Etre force de propositions

CONDITIONS D'EXERCICE
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la DRH Adjointe - Responsable du service Recrutement et Formation.
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT
Action sociale : Participation à la mutuelle - Adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste : Devoir absolu de réserve - Respect des délais - Horaires en lien avec l'accueil du public.

Horaires : 38H30 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?
Rémunération Selon le statut de la FP 25 CP+21RT