Assistant administratif (H/F)

Le Groupement d Intérêt Public Formation Tout au Long de la Vie est un organisme de gestion et un instrument de coopération régionale. A la demande de commanditaires publics ou privés (entreprises, OPCO, collectivités territoriales, services de l état), le GIP FTLV coordonne des prestations ou des dispositifs de formation sur l ensemble de l Académie Nancy-Metz en s appuyant partiellement ou complétement sur les locaux du réseau des GRETA-CFA de Lorraine.

La DRAFPICA-GIP recrute un personnel contractuel sur un poste d'assistant administratif :
- CDD du 20.09.23 au 31.08.24 renouvelable
- Temps complet (100% - 37h30/semaine)
- Déplacements ponctuels lors de séminaires et réunions
- Congés payés et RTT
- Salaire : entre 1825 ? BRUT et BRUT 1944? (selon expériences passées)

MISSION PRINCIPALE :

Coordination, mise en forme et suivi administratif des actions mises en ?uvre dans le cadre du projet Ambition 21 : récolte d'informations, compilation et rédaction de documents, renseignement et mise à jour des bases de données, fourniture d'indicateurs etc. Travail en collaboration avec les coordonnateurs(trices) des laboratoires numériques et des centres expérimentateurs, des réseaux du numérique académique et départemental, en appui du chef de projet AMBITION 21.

AUTRES MISSIONS :

Suivi administratif et financier du projet AMBITION21
- Appui à la gestion des vacations : recueil des pièces justificatives, renseignement des bases de données, etc.
- Rédaction des comptes rendus de réunions ;
- Collecte des rapports et comptes rendus des collaborateurs ;
- Renseignement des bases de données de suivi de projet : création de réunions, de feuilles d'émargement, insertion des justificatifs (comptes rendus, photos, etc.) ;
- Gestion des archives physiques et numériques liées au projet ;
- Suivi de l'inventaire des dispositifs du projet ;
- Application des procédures d'achats en collaboration avec les services du GIP-FTLV (services en charge du suivi financier du projet) : devis, cahier des charges, expression de besoin, réservation d'hébergement, de transport (notamment à l'étranger), etc.
- Renseignement des plannings du projet ;
- Appui à la communication sur les réseaux sociaux, les sites internet ;
- Études prospectives pour l'organisation des déplacements, des séminaires : visites préalables des sites, consultation de sites internet, etc. ;
- Appui à l'organisation des déplacements lors de séminaires nationaux et internationaux : aide à la rédaction des programmes, des déroulés, liste des personnes à convoquer, réservation d'hébergement et de transport en lien avec le GIP FTLV, etc.
- Appui à l'organisation de réunions
- Appui à la réalisation de bilans.

Les savoirs :
- Maîtrise d'outils de communication et d'informatique (suite Office, etc.) ;
- Transmission des informations et capacités de coordination ;
- Une certaine pratique de l'anglais oral serait un atout.

Les savoir-faire :
- Techniques de prise de notes ;
- Capacité à organiser son activité et à en rendre compte ;
- Travail en équipe ;
- Capacité d'anticipation ;
- Être à l'aise avec les chiffres ;
- Capacité à gérer les priorités ;
- Adaptabilité.

Les comportements professionnels :
- Sens relationnel développé ;
- Autonomie ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens de l'organisation.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1830,00 Euros à 1944,00 Euros sur 12 mois