Assistant administratif (H/F)

Agence d'architecture de 8 personnes, en essor, basée à proximité du PONT DE SEVRES recherche son assistant (e)
Elle/ Il sera en lien direct avec la direction. Nous pensons que ce poste est charnière au sein de l'agence pour assurer une bonne gestion de l'entreprise. Un profil expérimenté en agence ou en bureau d'études serait le bienvenu.
Nous recherchons un profil sympathique prêt à s'investir dans une agence d'architectes soudés et motivés.
Nos domaines principaux d'activité : réhabilitation logements collectifs et équipements publics.
Le poste comprendra les tâches de secrétariat courant : agenda, téléphone, accueil, gestion des mails et des courriers, classement et archivage, gestion des fournitures...
En complément :
- Collecte et classement des pièces comptables pour transmission au comptable extérieur (paies, congés, maladies, absences ) ainsi que les éléments pour la déclaration fiscale
- Traitement et envoi, sous contrôle, des notes d'honoraires - relances - Connaissance de Chorus Pro souhaité
- Déclaration d'assurance professionnelle annuelle
- Constitution et suivi des dossiers d'appels d'offres et envoi dématérialisé
- Préparation de réunions internes et festivités pour les clients
- Suivi de la communication : élaboration des fiches de références, harmonisation des CV, mise en place de documents pour le respect de l'identité de l'agence - Connaissance suite adobe souhaité
- Assistance à la création du site internet
- Mise en forme de documents divers
Formation : L'agence programme régulièrement des formations pour mises à jour des connaissances en fonction de l'évolution des technologies. L'assistante est également concernée sur les thèmes :
Appels d'offres - Chorus Pro - Connaissance de l'environnement et du métier d'architecte, des partenaires et du déroulement d'un projet.
Profil souhaité :
- Autonome, rigoureux(se) et organisé(e)
- Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité
- On vous reconnait un esprit d'initiative, une efficacité pratique et un sens du service
- Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office et êtes incollable en orthographe (non contournable) et avez des qualités rédactionnelles.
Salaire négociable en fonction du nombre d'années d'expériences!
Agence proche du pont de Sèvres - Accès par le Métro 9 et Tramway T2 ou SNCF ligne Paris Montparnasse

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros à 2500,00 Euros sur 12 mois