Assistant administratif (H/F)

Rattaché au Directeur enfance jeunesse, vous avez la charge de l'accueil et du secrétariat administratif de la direction
au sein d'un groupe de 3 assistantes polyvalentes et complémentaires.

A ce titre, vous :

- Assurez l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs et usagers, et s'assurer
du traitement des demandes ;
- Prenez en charge le secrétariat des services : gestion du courrier, rédaction documents administratifs
courants (courrier, note, compte-rendu ), organisation et convocations de réunions,
- Organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au
fonctionnement de la Direction ;
- Participez à l'actualisation des tableaux de bords et à la réalisation d'un suivi d'activité ;
- Veillez à l'actualisation de la documentation : recherche de documents thématiques, organisation et
gestion de la documentation.
- Participez à la communication en direction des usagers, ainsi qu'aux campagnes d'inscription
administratives aux accueils péri et extrascolaires à l'aide du portail numérique dédié aux familles,
- Vous suivez plus particulièrement le secrétariat relatif à la petite enfance (secrétariat de la commission des
demandes de place d'accueil en EAJE) ainsi qu'à l'accompagnement à la scolarité.

Vous pourrez également participer à des activités annexes en cas de nécessité de service (prise en charge de
travaux urgents en cas d'absence d'un collègue).

Vos savoirs :
- Maitrise de la bureautique et des outils informatiques
- Maîtrise du pack office indispensable.
- Technique d'accueil, et de traitement des demandes
- Connaissance du statut de la fonction publique et du fonctionnement des collectivités territoriales
- La pratique du logiciel Concerto de ARPEGE serait un plus.
Vos savoir-faire :
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Capacité à alerter et à rendre compte
- Gestion des échéances, hiérarchisation et priorisation des demandes
- Respect des processus
- Capacité à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact )
- Techniques d'accueil des usagers
Vos savoir-être :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer les conflits, les insatisfactions ou incompréhensions
- Sens de l'organisation et du service rendu
- Capacité à expliquer,
- Respect de la confidentialité, des éléments de situations
- Rigueur, autonomie, dynamisme, discrétion

Si cette proposition vous intéresse, merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) au plus tard le 27 août 2023.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Comptabilité générale - Souhaité
• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Logiciels comptables - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération convention collective / grille