ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F (H/F)

L'Assistant Administratif assure l'accueil physique et téléphonique. Il/ Elle effectue la saisie, le contrôle et le transfert des éléments de suivi de l'activité du campus.
Il/ Elle traite, exploite, suit et coordonne les flux d'informations relatifs au suivi des étudiant(e)s nécessaires au bon fonctionnement de l'école.
Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en oeuvre de compétences que le présent référentiel répertorie de façon non exhaustive.

CDD allant du 25/09/2023 au 07/01/2024.

Missions :
Prendre en charge l'accueil physique ou téléphonique des interlocuteurs :
Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d'informations
Gérer l'envoi et la réception du courrier
Répondre aux demandes d'informations des étudiant(e)s et transmettre les demandes spécifiques aux responsables concernés
Identifier et transmettre l'ensemble des informations au bon interlocuteur et dans les délais compatibles avec le niveau d'urgence
Assurer un accueil téléphonique ou physique de qualité et conforme à l'image de l'école (présentation soignée, courtoisie, )
Filtrer, prendre les messages et/ou orienter les correspondants vers les bons interlocuteurs

Contribuer aux inscriptions des étudiants :
Assurer la relation avec les parents et/ou les étudiant(e)s et répondre à toutes leurs questions (frais de scolarité, fonctionnement du campus )
Identifier le besoin de l'étudiant(e) et présenter la plaquette ou envoyer la documentation par courrier
Inscrire les étudiant(e)s à la réunion d'information
Réceptionner les documents d'inscription
Réceptionner les dossiers de candidatures et les transmettre au N+1
Accueillir les étudiant(e)s venant passer les tests planifiés
Fixer le rendez-vous soit avec le CF, soit avec le N+1
Créer les codes d'accès aux tests

Contribuer à l'animation de la vie scolaire des étudiants :
Remettre les cartes étudiantes
Traiter les documents relatifs à la sécurité sociale des étudiant(e)s
Renseigner tous les éléments administratifs dans le CRM
Editer les feuilles de présences et effectuer les mises à jour
Editer et transmettre les attestations de scolarité demandées par les étudiant(e)s
Recueillir et transmettre au service pédagogique tous les éléments relatifs à la gestion des absences des élèves
Envoyer les bulletins de notes
Rédiger et envoyer les courriers aux tuteurs
Répondre aux questions/sollicitations des étudiant(e)s

Organiser et mettre à jour les données informatiques :
Assurer la mise à jour des données des bases ou fichiers sur les logiciels indiqués
Saisir les coordonnées des étudiant(e)s sur le CRM
Saisir ou mettre à jour tout fichier ou données nécessaires au bon fonctionnement de l'école
Saisir et mettre à jour le CRM la base prospect après les salons

Contribuer à l'organisation des actions évènementielles :
Contribuer et participer à l'organisation des salons et JPO
Assurer la gestion administrative et logistique des salons
Contribuer à l'organisation des évènements internes du campus

COMPÉTENCES

Compétences métier :
Maitrise de l'outil téléphonique (appels entrants et sortants)
Connaissances en techniques commerciales

Savoir-faire :
Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques
Maitrise des logiciels

Qualités personnelles :
Excellent relationnel
Excellente expression orale et écrite
Capacité d'adaptation
Polyvalence
Fiabilité

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros