Assistant administratif H/F (H/F)

Avec plus de 400 agences en France et à l'étranger dont plus de 350 en France et 45 000 intérimaires en mission chaque jour, le Groupe Proman est aujourd'hui le 4ème acteur Français sur le marché du travail temporaire, du recrutement CDD/CDI et le 1er acteur totalement indépendant. Le Groupe Proman accompagne plus de 20 000 entreprises de tous secteurs d'activité. Entreprise familiale et indépendante à dimension humaine fondée en 1990, Proman doit sa position à ses valeurs : l'humain

Notre agence PROMAN de Moulins recherche pour l'un de ses clients, situé à Vichy, un Assistant administratif H/F

Vos missions consisteront à :

- Respecter les consignes Qualité Sécurité et Environnement (QSE) du Groupe :
- Respecter les consignes générales de sécurité au travail.
- Adopter un comportement prévention, une vigilance partagée, est responsable de sa santé, sécurité et de celle des autres.
- Appliquer les procédures inhérentes à son activité et participer à l'amélioration continue.


- Assurer l'accueil et l'organisation générale du service ou de l'agence :
- Assurer l'accueil physique ou téléphonique des clients, fournisseurs ou visiteurs, les oriente, prendre les messages et fixer les rendez-vous.
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement et l'enregistrement du courrier du service ou de l'agence,
- Suit l'état des stocks de fourniture du service, identifie les besoins en approvisionnement, et établit les commandes,
- Assurer le suivi des contrats de prestation de maintenance et des moyens généraux de l'agence ou du service,
- Participer à l'organisation et la tenue d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, )


- Participe- à l'organisation et au suivi de l'activité de la structure :
- Réalise- la saisie et la mise en forme des courriers et documents officiels du service. En assure la transmission et le classement,
- Prépare- les réunions de service, participe à la réalisation des documents de présentation et à l'établissement des comptes-rendus,
- Réalise- l'archivage et la mise à disposition des dossiers et documents en respectant les procédures établies,
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de l'agence,
- Participer au suivi de l'activité par la mise à jour des indicateurs de performance et des tableaux de bord utilisés.


- Assure la gestion administrative du personnel et l'appui logistique de l'équipe :
- Assurer le relais RH pour la gestion administrative du personnel (absences, congés, pointages, visites médicales, notes de frais, ),
- Participer à la constitution des dossiers d'embauche en recueillant et transmettant les informations nécessaires,
- Organiser les déplacements des responsables ou de membres de l'équipe,
- Organiser la logistique des recrutements, réunions et formations du service.

- Vous avez une expérience significative

- Vous adoptez un comportement conforme aux règles de l'entreprise.

- Vous savez rédiger un reporting régulier et respectez la politique QSE du groupe.

Nous attendons vos candidatures !

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 11,52