Assistant administratif H/F au service achats (H/F)

Etablissement Public de Santé de 918 lits et places, accueille et accompagne des personnes âgées et des personnes handicapées. L'établissement bénéficie d'une filière gériatrique quasi complète s'articulant autour de trois pôles cliniques : le pôle « Médecine et réadaptation », le pôle « Hébergement et soins gériatriques », le pôle « Accompagnement handicaps » ainsi que d'un pôle Management et Logistique.

Le Centre Hospitalier Départemental de Bischwiller, établissement public de santé de 918 lits et places, accueille et accompagne des personnes âgées et des personnes handicapées. L'établissement bénéficie d'une filière gériatrique quasi complète s'articulant autour de trois pôles cliniques : le pôle « médecine et réadaptation », le pôle « hébergement et soins gériatriques » et le pôle « accompagnement handicaps».

L'établissement recherche un assistant administratif H/F à la Direction des équipements, des ressources logistiques et achats.

Les missions générales

L'assistant administratif a pour mission principale la gestion administrative de divers dossiers et vient en support sur des missions d'achats et d'approvisionnements.

Les activités :

Réservation des véhicules pour le personnel du CHDB ou pour les familles des résidents :
- Collecte des demandes
- Vérification de la disponibilité des véhicules demandés auprès du service du transport
- Explication de la démarche correspondante à la demande (personnel du CHDB ou famille de résidents)
- Collecte des éléments constituant le dossier
- Préparation de l'autorisation de prêt de véhicule et mise en signature
- Envoi des éléments au service transport

Tâches administratives diverses
- Rédaction des notes d'information, notes de service et courriers divers
- Organisation des réunions
- Réservation salle de réunions
- Mise en forme et édition des menus de fêtes (Noël, Pâques, fête des mères, des pères, )
- Suivi administratif et classement des conventions, décisions diverses

Assistant achat/approvisionneur
- Soutien ponctuel aux acheteurs et aux approvisionneurs
o Demande des devis des commandes alimentaires
o Commandes et liquidation de matériel d'orthèses/attelles de séries et sur mesure
o Liquidation des factures diverses (conventions, accords inter hospitaliers, Groupement GHT, Groupements régionaux, centrales d'achats)

Les missions transversales

- Etre force de propositions vers son encadrement pour des adaptations des processus mis en place permettant d'améliorer l'efficience globale des process
- Remonter les performances ou difficultés rencontrées à destination de son responsable
- Participation aux réunions de service et autres réunions en lien avec les missions
- Participation aux projets institutionnels (rapport de gestion, projet d'établissement )

Les savoir-faire :

- La connaissance des processus administratifs et comptables
- La connaissance des procédures internes de l'établissement
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2050,00 Euros sur 12 mois