Assistant administratif facturier (H/F)

1 - Accueil téléphonique et physique,
2 - Gestion administrative des expéditions quotidiennes (hors gros stands) y compris le courrier postal. Recherche et analyse de meilleurs tarifs pour les expéditions.
3 - Établissement des factures d'acomptes et définitives, 1 fois par semaine et classement des dossiers. Connaissance des systèmes Chorus/SY/Freedz
4 - Établissement du tableau de bord des ventes par client et par commercial.
5 - Répondre à toutes les demandes des Clients sur d'éventuels problèmes liés à la facturation (établir les avoirs, les modifications entités, renvois de factures, demander les bons de commandes manquants)
6 - Gestion et mise à jour des adresses mail pour l'envoi des e-factures (gain de temps et d'argent, et plus écologique en lien avec notre label IMPRIM'VERT).
7 - Relance des Clients en cas de retard de paiement. Mise en place de procédures « contentieux » si nécessaire. Liste des Clients à relancer tous les débuts de semaines avec une réactualisation quotidienne suite aux encaissements journaliers.
8 - Qualification de la base de données Clients, Fournisseurs, mise à jour des noms, adresses, téléphones, mails. Envoyer la fiche de renseignement Clients à tous les comptes pour une mise à jour complète de notre base.
9 - Gestion des déplacements des commerciaux et des monteurs de stands (train, avion, hôtel, ).
10 - Gestion des fournitures de bureau.
11 - Gestion de la procédure en vue de l'obtention annuelle du label IMPRIM'VERT.
Les missions complémentaires :
12 - Toutes tâches qui pourraient lui être demandées par les différents commerciaux et membres de la Direction. Notamment, des dossiers Clients qui demanderaient à être traduit ou traités oralement en Anglais.
Poste à pourvoir au plus vite

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Logiciels comptables - Exigé
• Codifier une facture - Souhaité
• Codifier un mandat - Souhaité
• Codifier un titre - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros sur 12 mois