Assistant Administratif et Planification F/H/NB

Ciril GROUP, éditeur de logiciels et hébergeur Cloud, attire chaque année de nouveaux talents. Nous souhaitons mettre les compétences et savoir-faire de nos 400 collaborateurs au service d’une vision d’entreprise engagée : innover pour les hommes, en pensant la technologie comme un levier de transformation, d’accompagnement et de modernisation.


Tenter l’expérience Ciril GROUP, c’est rejoindre l’un des acteurs majeurs de l’innovation française en matière de systèmes d’information métier et géographique interopérables, innovants, puissants, mais aussi en matière d’hébergement Cloud Haute Qualité, Haute Sécurité.
 
VOS MISSIONS

Intégré(e) au sein du service Planning, vous assurez la gestion des formations collectives dispensées par Ciril GROUP à ses clients.
Vous intervenez sur diverses missions de gestion de formation comme :
* Contacter les clients afin de valider leurs besoins et proposer des dates d'intervention en adéquation avec le planning des intervenants,
* Planifier les prestations dans notre outil interne sur la base des éléments validés avec le client et notre service commercial,
* Générer les fiches d'intervention et les adresser aux différents acteurs,
* Adresser les confirmations d'intervention aux clients ainsi que les supports de cours et prérequis techniques pour les prestations concernées,
* Récupérer les fiches d'intervention signées, les rattacher aux interventions et déclencher leurs facturations,
* Participer à la mise à jour de la base de données clients.

En parallèle, vous serez amené(e) à intervenir ponctuellement sur les missions suivantes :
* Organiser divers éléments logistiques (réservation de salles, repas, supports de cours, serveurs, validation des factures fournisseurs associées, etc.),
* Gérer des annulations,
* Saisir des stagiaires et séminaires sur les bases de données de l'entreprise,
* Valider l'envoi des comptes rendu d'évaluation et gérer des retours,
* Etablir des conventions de formation, convocations et attestations de stage,
* Réaliser des publipostages et e-mailing.

Vous serez amené(e) à échanger très régulièrement avec la manager de l'équipe planning et les chefs de projets sur la planification à 3 ou 4 semaines.
Vous êtes également en charge de veiller à la cohérence globale du planning et à sa bonne optimisation.
 
VOTRE PROFIL

Vous êtes titulaire d'une formation administrative de type Bac+2/3 et disposez d'une expérience réussie sur un poste et des missions similaires.
Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
Rigoureux(se) et organisé(e), vous appréciez l’autonomie dans le travail, et votre relationnel vous permet de travailler au sein d’une équipe et en relation directe avec les services internes et nos clients.

Vous voulez prendre part à une nouvelle expérience professionnelle enrichissante dans un environnement dynamique et participer activement au développement de Ciril GROUP ? Nous sommes à la recherche de votre profil, n’hésitez pas à postuler.

Poste à temps plein en CDI sur notre site de Villeurbanne.