Assistant administratif et accueil (H/F)

L AFIP, école supérieure d enseignement privée située à Villeurbanne, existe depuis 1995 et propose des formations en initial et en alternance de bac +2 à bac +5 dans les domaines suivants : architecture d intérieur, graphisme, communication et marketing digital, bureaux d études du bâtiment, informatique, commerce, ainsi que ressources humaines.

Depuis maintenant 28 ans, l'AFIP, à la fois Ecole d'enseignement supérieur privé et Centre de Formation d'Apprentis, propose des formations de BTS, Bachelor et Mastère dans 6 domaines différents : Communication graphique, Communication et Marketing, Architecture d'intérieur, Bureaux d'études du bâtiment, Informatique, ainsi que Commerce et Ressources Humaines.

Actuellement, l'AFIP forme chaque année 800 étudiants et alternants. Dans une logique de développement, nos différents pôles de formation sont étoffés chaque année.

Notre mission au quotidien :

- La Transmission de savoirs de qualité dispensés par des professionnels en activité ayant une pleine maîtrise des compétences nécessaires et également le partage de nos expériences du monde du travail à des jeunes désireux d'apprendre un métier.

- Le Suivi de nos apprenants, réalisé tout au long de l'année en formation par des responsables pédagogiques issus du métier ainsi qu'en entreprise par nos conseillers formation

- L'accompagnement et le soutien de nos alternants durant l'intégralité du cursus par chacun(e), en leur donnant les clefs et les armes indispensables pour une intégration réussie dans la vie active, en termes de savoir-être, d'apprentissage des codes, de responsabilisation

Pour mener à bien cette mission dans un contexte d'évolution constante, voici notre crédo : amélioration continue des pratiques et recherche continuelle de réussite optimale !

Pour ceci, nous :

Travaillons dans la bonne humeur et la convivialité en donnant l'opportunité à chacun d'être force de proposition, d'exprimer sa vision et d'exploiter pleinement ses savoir-faire, pour la réussite de tous.
Reconnaissons et récompensons la qualité du travail ainsi que la contribution des collaborateurs à l'atteinte des objectifs fixés.
Développons les potentiels en donnant leur chance aux personnes motivées et en permettant aux collaborateurs d'évoluer par le développement de leurs compétences et de leurs fonctions
Avançons, toujours, ensemble, de manière performante, en favorisant l'écoute et l'innovation !
En quelques mots, nos valeurs sont :Respect/Enthousiasme/Créativité/Esprit d'équipe

Le poste que nous vous proposons

Nous recrutons, pour intégrer notre équipe au mois de septembre 2023, un(e) assistant(e) administratif(ve) et accueil, pour un volume horaire hebdomadaire de 26.5 heures/semaine. Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rattaché(e) à la Direction administrative, vos missions seront les suivantes:

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
Assurer la gestion du courrier
Gérer les prêts de matériel des étudiants et professeurs
Gérer la commande de fournitures de bureau
Recharger les comptes photocopies des étudiants
Contrôler les entrées et sorties de la salle de sport
Assurer des tâches administratives diverses ( contrôle des présences et signatures des étudiants, suivi et gestion des retards et départs anticipés des étudiants, élaboration d'attestations de fin de formation, élaboration de conventions de stage, gestion des documents de sorties scolaires...)

Les horaires de travail sont les suivants:

13h-18h30 du lundi au jeudi et 13h-17h30 le vendredi
Rémunération: 1396.33 euros bruts pour 26.5h par semaine

Vous bénéficierez également de tickets restaurant pour chaque jour travaillé et de la prise en charge à 50% de l'abonnement de transport.

PROFIL RECHERCHE :

Vous avez une formation à minima de niveau Bac et une expérience de trois ans minimum sur un poste similaire
Vous maitrisez le Pack office ainsi que les outils numériques
Vous êtes réactif(ve), organisé(e) et rigoureux(se)
Vous avez un bon relationnel, l'esprit d'équipe ainsi que le sens des priorités et du service

Pour l'avenir, de beaux et stimulants projets sont encore à construire ensemble Nous n'attendons plus que vous !

Horaires : 26H30 Travail en journée

Compétences

• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1396,33 Euros sur 12 mois