ASSISTANT ADMINISTRATIF EN CONTRAT D'ALTERNANCE (H/F)

Ayant à c?ur d'agir d'aujourd'hui pour construire un avenir meilleur, Protectim Security Group souhaite renforcer sa volonté de générer un impact positif sur la société : évoluer ensemble pour répondre aux enjeux de développement durable, bâtir un monde plus responsable et égalitaire, et contribuer à l'émergence d'une coopération mondiale renforcée pour la paix, la justice et l'inclusion.

Dans le cadre de notre engagement dans l'emploi des jeunes, nous recherchons Un.e ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (H/F) pour notre son agence située à Marseille (les Docks) en vue de valider un BAC+2 en administratif.
Votre rigueur, votre capacité d'adaptation, votre bon relationnel et votre envie d'apprendre vous permettront de réussir sur ce poste.
Nous vous offrons la possibilité d'intégrer un environnement de travail valorisant au sein d'un groupe en pleine croissance.

Rattaché(e) au Directeur d'agence, sous la responsabilité de l'assistante d'agence, vous aurez pour missions de :
Gérer l'Accueil au sin de l'agence
Assurer l'ensemble du secrétariat et bon fonctionnement de l'agence.
Assurer une circulation fiable de l'information.
Participer au recrutement
Mettre à jour les tableaux de reporting
Mettre à jour la base de données
Jouer un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Garantir la continuité des activités de l'assistante d'agence.
Contribuer aux actions de communication interne et externe.

Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements . Vous pourrez aussi participer à des projets transversaux liés à votre activité.

Activités principales :
Organiser le travail administratif et favoriser la communication en interne et vis-à-vis des autres entités
Accueillir les interlocuteurs, orienter les appels, transmettre et assurer le suivi des messages téléphoniques et courriels
Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus, ...
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions
Gérer le courrier ainsi que le classement et l'archivage numérique et papier
Gérer l'emploi du temps, la tenue et le suivi des agendas, plannings de travail,
Organiser les réunions et le suivi (réservations de salles, suivi logistique, confirmations, accueil des participants) en tenant comptes des priorités
Organiser les déplacements (création des ordres de missions, réservation (billets, hôtels...) ;

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Logiciels comptables - Souhaité
• Codifier une facture - Souhaité
• Codifier un mandat - Souhaité
• Codifier un titre - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération salaire alternant