Assistant administratif de coordination maritime (H/F)

Reliance recherche pour son entreprise partenaire, basée à Marseille, son ou sa assistant (e) administratif (ve) de coordination maritime

Vos missions
Au sein du département Flotte et sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Documents Officiels :
- Vous gérez les documents officiels (enregistrement pavillon, ISM, ISPS, MLC, certificats statutaires et classe délivrés par le pavillon et/ou l'organisation reconnue par le pavillon) des navires en opération sous pavillons Français et étrangers sur la flotte allouée : planifier et contrôler la validité des documents, les audits externes, les visites navires, apporter tout le support nécessaire au responsable opérations sur les différentes demandes aux autorités du pavillon sur les sujets liés aux visites, etc.
- Vous gérez les dossiers relatifs à tout changement administratif des navires de la flotte en fonction des procédures pavillons et délais communiqués : instruction et suivi optimisé des dossiers, communication et transmission des nouveaux titres aux bords.
- Vous apportez un support administratif dans la gestion des dossiers transversaux en lien avec le responsable du service et veillez au bon fonctionnement des procédures quotidiennes du service : suivi des coûts liés aux pavillons, mise à jour des bases de données, appui à la responsable du service.
- Vous travaillez en étroite collaboration avec les services Opérations internes et les autorités pavillonnaires notamment l'Administration des Affaires Maritimes Française.

Votre profil
- Vous êtes titulaire d'un BAC +2/3 minimum.
- Vous avez une bonne expérience en gestion administrative, avec la prise en charge de plusieurs dossiers en autonomie et des délais stricts à respecter, idéalement dans le milieu maritime.
- Vous avez également de réelles qualités en communication, un sens du service développé et une aptitude réelle pour le travail en équipe.
- Vous avez une excellente communication orale et écrite, que cela soit en français ou en anglais.
- La connaissance des règlementations maritimes serait un plus.
- Vous avez une bonne connaissance et utilisation du pack Office, avec bonne maitrise d'EXCEL
- La gestion des priorités et votre sens de l'organisation sont des qualités reconnues, ainsi que vos capacités rédactionnelles, de synthèse et d'analyse.

Les plus du poste
- Entreprise à dimension internationale
- Accessible en transports en commun
- Poste basé en plein c?ur de Marseille
- Mutuelle
- RTT
- TR

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Procédures de recouvrement de créances - Souhaité
• Réglementation des douanes - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures  - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 28000