Assistant administratif / Assistante administrative

Description du GIP FCIP de l'académie de Créteil :
Labellisé Eduform, il est en charge du développement de la formation tout au long de la vie. Pour ce faire, il exerce notamment :
- des fonctions supports pour le compte du réseau des GRETA et de ses membres ;
- des activités et prestations spécifiques : validation des acquis, conseils en formation, prestations de services vis à vis des entreprises et des organisations ainsi que pour toute structure de l'éducation nationale, formation professionnelle des jeunes sous contrat de travail, gestion administrative et financière du centre académique de formation des apprentis ;
- des fonctions de coordination dans le cadre de projets de la région académique d'Ile-de-France.
Description des missions du service d'affectation :
CFA : Au sein du GIP-FCIP, le Centre de Formation d'Apprentis (CFA) académique forme 1800 apprentis chaque année sur des formations diplômantes et titres professionnels. Ouvert en 2006Il comporte 54 unités de formation en apprentissage (UFA) réparties sur les 3 départements de l'académie de Créteil (77, 93, 94).
Le CFA académique dispose d'une offre de formations diversifiée dans différentes filières telles que l'hôtellerie, la restauration, le bâtiment, le sanitaire et social, la maintenance industrielle, le tertiaire administratif et financier

Vous êtes amené(e) à intervenir plus spécifiquement dans les activités suivantes :
Administration et Gestion :
- Assure l'accueil physique et téléphonique et contribue au bon déroulement des activités du CFA.
- Accueille, informe et oriente le public
- Communique efficacement avec les différents partenaires et acteurs du CFA et du GIP FCIP
- Assure le suivi des présences et absences des apprentis

Logistique
- Préparer et réceptionner les commandes
- .Participer à l'organisation des réunions et séminaires internes
- .Gérer les stocks de consommables

Qualité
. S'informer sur la démarche qualité et mettre en ?uvre les actions de son ressort
. Utiliser les documents qualité du GIP FCIP (contrats de formation individuel, attestations, etc.)

Relations avec les autres services
. Interaction avec l'ensemble des services du GIP FCIP (services de Gestion, services RH, DAVA, CFA, etc.)

Expérience professionnelle minimum d'un an.
Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs...)
Discrétion et loyauté envers l'institution et la direction.

Fourchette de salaire en fonction du niveau de diplôme et du nombre d'années d'expérience.
45 jours de congés dont obligatoirement les périodes de fermeture du rectorat.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1865,00 Euros à 2091,00 Euros sur 12 mois