Assistant administratif / Assistante administrative

Le GIP FCIP de Toulouse est en charge du développement de certaines activités menées par l'Éducation Nationale au niveau de l'académie de Toulouse dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation et de l'insertion professionnelle. Cette activité s'exerce au sein de cinq départements ayant chacun un champ d'expertise particulier (formation continue, bilan de compétences, apprentissage, VAE, santé, soin sanitaire et social) + 90 projets.

Le centre de formation des apprentis de l'académie de Toulouse est un département du Groupement du rectorat de l'académie de Toulouse. Il est présent dans les lycées publics de l'académie de Toulouse et est en charge de développer l'apprentissage.

Le CFA de l'académie de Toulouse recrute une assistant administratif UFA pour les lycées Bourdelle, Olympe de Gouge et Nougaro.
Assurer l'accueil des apprentis (personnel référent),
Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail, ),
Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers
Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur
Suivi administratif sur les recherches d'entreprises
Aide à l'élaboration du contrat d'apprentissage,
Transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil,
Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLE et mise à jour, le cas échéant, des fiches apprentis sur Yparéo
Editer et envoyer les bulletins de classe + dépôt sur Yparéo le cas échéant,
Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens, les convoquer, gérer leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA,
Informer l'employeur de la situation de l'apprenti (absences, modification EDT ) par courrier ou email,
Participer à la journée porte ouverte,
Le cas échéant, gestion des demandes de permis,
Le cas échéant, gestion des apprentis à l'internat
Le cas échéant, gestion des demandes de mini-stages
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, gérer les appels, collecter les justificatifs,
Vérifier et contrôler les états de service faits et les heures périphériques des formateurs et les transmettre à l'assistante UT,
Etablir les contrats des formateurs et collecter les pièces administratives pour transmission au siège,
Blocage hebdomadaire des heures des formateurs,
Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA : mise à jour de la situation des apprentis et saisie des EDT et des calendriers de regroupement,
Effectuer les taches courantes de secrétariat (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique )
Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis
Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT
Participer aux recueils d'informations pour différentes enquêtes
Participer aux salons et JPO

42 jours de congé
Temps incomplet : 80%.
Prise en charge de la complémentaire santé à hauteur de 15?/mois

Horaires : 31H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon expérience