Assistant administratif / Assistante administrative

La Communauté d'Agglomération Gaillac-Graulhet (entre vignoble et bastides) est l'une des 3
agglomérations du département du Tarn, en c?ur d'Occitanie. Depuis 2017, elle intègre de
nombreux domaines de compétences qui touchent à la vie quotidienne de ses habitants.
Regroupant 56 communes et 850 agents, la collectivité se distingue par son attractivité
économique, son offre touristique et sa qualité de vie.

DATE DE CLÔTURE DES CANDIDATURES : 29/09/2023
DATE DE RECRUTEMENT SUR POSTE : 10/2023

Fonction principale :
Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif et organisation
du service en lien étroit avec les structures d'accueil communautaire et associatives du territoire.
Activités et compétences requises :

SAVOIR-FAIRE SAVOIRS
Activité principale 1 : Participation au suivi budgétaire du service
- Préparer les dépenses en lien avec les
services (bons de commandes )
- Élaborer et alimenter les tableaux de
bord financiers (CAF, budgets )
- Création et utilisation d'outils de
gestion (tableaux et procédures)
- Assurer le suivi et contrôle des achats
- Suivi et contrôle de la facturation pour
l'accueil des enfants
- Suivi et contrôle des versements de
subventions
- Suivi des factures impayées en lien
avec le service Finances
- Environnement des collectivités
territoriales
- Règles budgétaires et comptables
- Maîtrise progiciel Finances
- Techniques de recueil et de traitement
de l'information

Activité principale 2 : Participation au suivi administratif du service
- Réaliser et mettre en forme des
travaux de bureautique (procédures,
comptes-rendus, conventions )
- Rédiger, enregistrer, dématérialiser
des courriers
- Gérer la commande et la réception
des fournitures administratives
- Préparer des marchés publics
- Préparer et suivre la gestion
administrative RH (annualisations,
congés, formations, ) des agents
- Gérer les dossiers de préinscription
scolaire
- Gérer des Services Minimum d'Accueil
- Vocabulaire professionnel du service
- Règles de l'expression écrite et orale de
qualité
- Techniques de secrétariat
- Capacités d'organisation et de gestion
du temps
- Logiciels de bureautique, travail en
réseau
- Tableaux de bord et outils de
planification et suivi

Activité principale 3 : Recherche, réception, traitement et diffusion d'informations
- Tri, classement et archivage de documents
- Assurer l'envoi et la distribution du
courrier
- Exécution et suivi des procédures et
décisions administratives
- Organiser et planifier des réunions,
formations et événements du service
- Procédures administratives, du service
et de la collectivité
- Techniques et outils de communication
- Capacité à adapter son message
- Technologies numériques (Internet,
progiciels divers, messagerie )
- Notion de discrétion professionnelle,
neutralité, respect
- Techniques de classement
- Capacité de remettre en question ses
pratiques professionnelles

Activité principale 4 : Accueil physique et téléphonique ponctuels du public
- Accueil physique et téléphonique
ponctuels du public
- Capacité à adapter son message
- Technologies numériques (Internet,
progiciels divers, messagerie )
- Notion de discrétion professionnelle,
neutralité, respect

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Statutaire +IFSE