Assistant administratif / Assistante administrative

Enzyme Design est un bureau d'étude et un atelier de fabrication d'objets uniques, en lien avec le design et l'art contemporain. Nous sommes Entreprise du Patrimoine Vivant.

Nous concevons ainsi des pièces uniques ou en très petite série et en assurons la fabrication puis l'installation, sous la direction artistique de designers, architectes et artistes contemporains.
Nous avons également un département de sous-traitance d'usinage : www.usinagexl.com qui fournit des prestations d'usinage à la demande dans le domaine industriel ou celui de la décoration.
Les matériaux traités sont variés : aluminium, laiton, plastiques techniques, mousses...
Notre travail est très technique, dans un univers artistique. Nos clients sont des créatifs, des acteurs du luxe ; nos fournisseurs et partenaires sont des artisans et des industriels.
Voir notre site internet : www.enzyme-design.com

Nous recherchons un-e assistant-e administratif-ve sous la responsabilité de la direction et en relation permanente avec le bureau d'études.
Vous serez chargé de l'accueil, de missions de secrétariat et gestion courante, ainsi que de collaboration administrative sur les projets.

Nous recherchons une personne très polyvalente, avec une sensibilité technique (industrie ) et artistique.

MISSIONS (non exhaustif) :

ACCUEIL :
Accueil téléphonique
Accueil des visiteurs
Préparation des rendez-vous et réunions

GESTION COURANTE / SECRÉTARIAT :
Facturation des dossiers simples
Tenue à jour du logiciel de gestion (devis/commandes/facturation)
Tenue à jour des plannings
Transmission des documents à la comptabilité externalisée
Gestion fournisseurs généraux (achats consommables, suivi des VGP )
Organisation des déplacements en France ou à l'étranger (train, hôtel )

APPUI ADMINISTRATIF SUR LES PROJETS :
Aspects administratifs des projets (collecte d'information, élaboration dossiers admin )
Aide aux commandes fournisseurs (recherche de fournisseurs, suivi des commandes )
Rédaction de rapports ; traduction en anglais et inversement
Gestion des expéditions : bons de livraison, transporteurs

IDÉALEMENT : COMMUNICATION DIGITALE
Tenue à jour des outils de communication (site web, réseaux sociaux)

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

Suite Office (Outlook ,Excel, Word)
Logiciel de gestion = Billjobs (formation en interne assurée)
Expérience souhaitée en milieu technique (industrie ,bureau d'étude ) d'au moins 2 ans
Très bonnes orthographe et élocution.
Sensibilité au milieu de l'art / décoration et à l'industrie.
Polyvalence (petite équipe).
Rigueur.
Réactivité.
Esprit d'initiative
Anglais.
Permis B.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois