Assistant administratif / Assistante administrative

Tâches assistanat administratif traditionnel :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier (réception et envoi, gestion des NPAI)
- Préparation des salles de réunion (pour les réunions des comités, du conseil d'administration, du GAD et des groupes de travail)
- Gestion des relations avec les fournisseurs (commandes des fournitures de bureau, des consommables, )
- Classement, archivage, photocopie

Tâches liées aux dossiers de qualification :
- Enregistrement et accusé réception des dossiers de qualification selon procédures (1ères demandes, contrôles annuels, renouvellements)
- Enregistrement et accusé réception des recours/appels
- Relance des qualifiés (courrier simple puis recommandé) selon planning validé
- Edition et envoi des certificats de qualification (pour les dossiers de 1ère demande et de renouvellement)

Facturation :
- Enregistrement des règlements reçus (virements, CB, chèques) liés aux frais d'instruction des dossiers et de contrôle annuel
- Edition et envoi des factures relatives aux frais d'utilisation de marque selon procédure

Préparation des réunions d'information de l'OPQIBI, salons et congrès :
- Enregistrement des coordonnées des prospects
- Enregistrement des participants
- Préparation et envoi de la documentation et objets promotionnels

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2600,00 Euros à 2700,00 Euros sur 12 mois