Assistant administratif / Assistante administrative

Le Parc naturel régional de la Montagne de Reims est une structure publique d'une vingtaine de collaborateurs en charge de l'animation culturelle, touristique, architecturale, éducative, environnementale d'un territoire de 65 communes situées entre Reims - Epernay - Châlons

Dans le cadre d'un remplacement pour arrêt maladie qui sera renouvelée sur plusieurs mois jusqu'au retour du salarié, vous occupez un poste d' assistant(e) administratif(ve) au sein d'une équipe de 3 personnes.
**Poste urgent**
Vos fonctions :
-Au titre des activités d'accueil :

Assurer les activités d'accueil téléphonique, d'orientation, de renseignement et de transfert des appels
Assurer l'accueil physique et l'information des tiers à la Maison du Parc (élus, partenaires, touristes -yc étrangers ).
Veiller à la qualité et à l'agencement de l'espace d'accueil de la Maison du Parc,
Participer à l'intégration et si besoin la correction des informations touristiques,
Assurer le suivi de la réservation des participations aux évènements,

- Au titre des activités de secrétariat :

Assurer le traitement du courrier « Arrivée » et de la réception des mails du poste Contact@
Assurer le traitement du courrier « Départ », des dossiers (aide à la réalisation, envoi, aide à l'archivage ) et de la préparation des réunions :
A Titre Principal, des chargés de mission qui lui seront directement associés par sa hiérarchie ;
En cas d'absence ou de surcharge d'activité du poste en binôme, des autres chargés de mission.


- Au titre de l'organisation des instances délibératives du Syndicat Mixte:

Assurer l'organisation logistique en lien avec son binôme (envoi et suivi des convocations, gestion de l'organisation, préparation des documents administratifs (registres signatures, projets de délibérations ), transmission contrôle de légalité, mise en ligne.

- Au titre des activités de la régie de publication:

Assurer la gestion des stocks de publications (vendues ou gratuites), le suivi des ventes, et assure le suivi administratif et financier de la régie,

- Au titre du Pôle administratif:

Assurer, en cas d'absence ou de surcharge de travail de son binôme, ses missions de secrétariat et d'administration générale.

- Au titre des activités de communication :

assurer une assistance, en lien étroit et sous la responsabilité technique de la Chargée de communication, sur toute mission liée aux actions de communication, notamment :

Apporter un soutien pour le développement de la création, à la qualité et la cohérence des formes et contenus de communication,
Assurer une veille des actualités quotidiennes de l'équipe,
Collecter les informations et les diffuse sur la page Facebook et le site Internet,
Participer à la rédaction de la newsletter.

Les Activités secondaires à réaliser :

Participer aux salons ou manifestations, (préparation, réalisation, compte rendus) auxquels le PNR prend part, en fonction des besoins,
Sur proposition des chargés de mission, se déplace occasionnellement sur le terrain, pour assurer une information pertinente sur les actions en cours,
Peut-être exceptionnellement amenée à assurer les permanences du week-end.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros à négocier selon expérience