Assistant administratif / Assistante administrative

Ce poste est à pourvoir au 1er novembre 2023, en emploi permanent en temps complet.

Au sein de la direction générale des services et sous l'autorité de la responsable du service affaires générales et assemblées, vous aurez en charge la préparation et le suivi des travaux de secrétariat du service ainsi que la gestion de dossiers liés aux affaires générales de la commune. Vous serez en relation quotidienne avec les élus, les services et les usagers. Le service est composé de trois agents sur site et deux agents de la commune déléguée de Saint Martin des Champs.

À ce titre, vous aurez à assurer les missions suivantes :
- Gestion du courrier entrant de la collectivité et de la boîte mail du service
- Suivi des appels téléphoniques du service ; orientation et renseignement du public
- Travaux de secrétariat pour la direction générale et les élus (saisie de courriers, d'actes
administratifs (arrêtés du maire), diffusion de documents, mise à jour de bases de
données, classement et archivage
- Gestion des demandes et des autorisations relatives aux affaires générales : enquêtes
publiques, chambre d'hôtes et meublés, taxis, débits de boissons, ventes au
déballage
- Gestion de l'organisation des cérémonies patriotiques et des distinctions honorifiques
en lien avec différents services
En lien avec la responsable du service :
- Gestion des assemblées : assistance à la préparation des séances du conseil municipal,
des commissions municipales, du bureau municipal et suivi
- Elections : assistance à l'organisation des élections et participation aux journées de
scrutins

Condition d'exercice des missions,

- Travail en équipe au sein du service affaires générales et assemblées
- Commune adhérente au CDAS

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Comptabilité générale - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• gestionnaire administratif et financier H/F - Souhaité

Rémunération selon grille indiciaire