Assistant administratif / Assistante administrative

Le groupement d'intérêt public ARRONAX associe 8 institutions publiques pour exploiter un accélérateur de particules de haute énergie (70 MeV) et forte intensité (750µA) afin de produire des radioéléments d'intérêt pour la santé. Sa recherche et développement est orientée vers la médecine nucléaire, la radiochimie et la physique. Avec une équipe de 40 chercheurs, techniciens et administratifs, ARRONAX participe à la recherche et la production de nouveaux médicaments à l'international.

Assistant(e) administratif(ive) Accueil / Secrétariat H/F

Vous êtes à la recherche d'une nouvelle expérience au sein d'une structure atypique?
Le GIP ARRONAX vous propose un poste d'assistant(e) administratif(ive) pour gérer l'accueil de son site et des tâches de secrétariat en lien avec les services ressources humaines et comptabilité, en CDI.


Le Secrétariat général (SGE)

Mission principale du service :

Gestion administrative et organisationnelle assurant le bon fonctionnement du GIP, en s'appuyant sur les pôles Financier / Ressources humaines / Secrétariat de direction

Composition du service :
Le Secrétariat Général compte aujourd'hui 4 personnes : un responsable, une comptable, une assistante administrative transport et une responsable RH.

Positionnement de l'agent dans l'organigramme du service :
La personne évoluera sous la direction du responsable du SGE.


L'assistant(e) administratif (ive)

Missions principales du poste :

- Accueil :
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et transmission en interne
- Accueil physique des visiteurs
- Orientation des livreurs / réception des colis
- Distribution du courrier entrant
-
- Secrétariat / tâches administratives:
- Gestion des absences des collaborateurs
- Gestion des dossiers des stagiaires, de la préparation de l'arrivée sur site à la rémunération
- Diverses tâches de soutien au pôle RH
- Edition et transmission des bons de commandes en soutien au service achats
- Rédaction de documents (courrier sortant )
- Classement / archivage
- En cas d'absences des titulaires, assure la continuité des tâches du SGE


Savoirs & savoir-faire

- Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les outils bureautiques
- Pratiquer l'anglais courant, oral et écrit pour l'accueil des interlocuteurs étrangers
- Savoir prioriser
- Savoir rédiger

Savoir-être

Vous avez le sens de l'accueil et êtes courtois(e), vous êtes dynamique, polyvalent(e), loyal(e), discret(e).

Vous disposez d'une bonne expression écrite et orale et d'un esprit d'anticipation et d'initiative.

Vous êtes curieux / curieuse de votre environnement de travail, polyvalent(e), autonome, organisé(e), rigoureux / rigoureuse, avez l'esprit de synthèse et aimez le travail en équipe.

Vous êtes force de propositions : elles seront écoutées et étudiées.
Formation

Bac +2 assistant(e) gestion de la PME ou équivalent


Environnement de travail

Evolution dans un environnement scientifique avec accès à des séminaires de vulgarisation scientifique et aux présentations des travaux de recherche du site

Collaborations avec des équipes nationales et internationales

Accueil d'étudiants en formation : stages et thèses

Rencontre entre le personnel et la direction au minimum 2 fois par an

Moments conviviaux réguliers


Conditions

Contrat à durée indéterminée avec période d'essai de 3 mois

Temps de travail : 38h30 par semaine
5 semaines de congés
21 jours de RTT

Salaire de base à partir de 26 000? brut annuel pour un niveau débutant, négociable selon expérience
Prime d'intéressement

Avantages sociaux avec un comité d'entreprise externalisé
Forfait mobilité durable pour les trajets en vélo et en covoiturage
Accès cantine CHU HGRL


Lieu de travail : Saint-Herblain (Loire-Atlantique)
Transports en commun à proximité, ligne de bus 93
Parking à vélos verrouillé
Places de parking pour les voitures

Prise de poste souhaitée dès que possible

Horaires : 38H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 26000,00 Euros à 27000,00 Euros sur 12 mois