Assistant administratif / Assistante administrative

Vous assistez le chef du Pôle Opérationnel ainsi que les chefs de groupements et chefs de services en termes de gestion, d'accueil, de suivi et classement des dossiers :
Secrétariat du Chef du Pôle Opérationnel,
Gestion et suivi du courrier « Arrivée / Départ »
Convocation des membres des sous-commissions départementales de sécurité et des commissions de sécurité pour les visites d'ERP
Gestion des dossiers pour les sous-commissions départementales de sécurité
Gestion du classement des dossiers d'ERP (création, archivage )
Préparation des dossiers pour les commissions plénières des 3 arrondissements territoriaux
Gestion des agendas
Gestion des fournitures de bureaux
Accueil physique et téléphonique
Traitement des demandes d'attestations d'intervention
Mise en forme et diffusion des ordres d'opérations et notes opérationnelles
Diffusion et archivage des plans ER et fiches simplifiées
Prise de notes et comptes rendus de réunions
Suivi des carences SAMU
Constitution et suivi des dossiers de facturation colonnes renfort
Etat de frais des Services Sécurité et des interventions payantes
Contrôle des trajets autoroutes
Mise à jour de base de données sur START

Rémunération statutaire+régime indemnitaire+titres restaurant.
- Temps de travail : 39 heures avec RTT (temps complet 1607 heures annuelles) ;
- Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service (versement Indemnités Horaires pour Travaux Supplémentaires (IHTS)).


**Candidature à transmettre avant le vendredi 29 septembre 2023**

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Maitrise expression écrite - Exigé
• techniques de secrétariat - Exigé
• utilisation des outils bureautiques/numériques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération statutaire+régime indemnitaire