Assistant administratif / Assistante administrative

Mixlab est une organisation dont l'intention sociétale est de générer une expérience culturelle nouvelle en hybridant gastronomie, musique, danse, peinture et tout autre dimension artistique au service d'une expérience client mémorable. Elle s'attache également à la qualité de l'expérience des talents qui la rejoignent. Les indicateurs de performance suivront l'évolution de ces objets essentielles pour l'attractivité globale de la marque Mixlab.

Cette fiche de fonction décrit les activités de la fonction d'Assistant administratif / Assistante administrative au travers des activités que met en ?uvre son titulaire.

Définition globale de la fonction
L'assistant administratif / assistante administrative est en charge de/du :
1. En lien avec la direction, la mise en ?uvre de la stratégie économique et financière de MixLab
2. Préparation et tenue de documents comptables, en lien avec l'expert-comptable
3. L'interface et la gestion des relations avec les partenaires, fournisseurs, clients et services fiscaux et sociaux
4. Le suivi des caisses en lien avec les équipes
5. La création de tableaux de bord de l'activité
6. Collecte des informations pour l'établissement des paies et des charges sociales et de tous les documents afférents au service Social
7. Participer à la réflexion sur les QVCT afin de les améliorer
8. En lien avec le directeur de l'association, et en concertation avec les responsables d'équipes salle et cuisine, participer à la construction, structuration et animation des équipements et événements de MixLab

Les compétences de base recherchées

COMPTABILITE
- Préparation et transmission des documents comptables à destination de l'expert-comptable
- Rapprochement bancaire
- Contrôle de la caisse, création d'un tableau de bord et suivi de celle-ci
- Préparation de la clôture annuelle des comptes : révision, solde, dossiers de travail à fournir à l'Expert-Comptable qui établit le bilan et le compte de résultat (les comptes sont ensuite certifiés par un commissaire aux comptes)
- Préparation du budget annuel en lien avec le directeur,
- Facturation client / Paiement fournisseur : Rédaction des devis, factures, transmission des factures, suivi des encaissements
- Élaboration, tenue et suivi d'outils permettant d'assurer un suivi des recettes

RESSOURCES HUMAINES
- Aide à la gestion de la paie : préparation, contrôle et suivi de la saisie des informations de paie (Contrat de travail, déclaration d'embauche, maladie, nombre d'heures, congés...) à destination de l'expert-comptable
- Suivi des heures du personnel

ADMINISTRATION
- Classer les documents comptables et administratifs,
- Archivage,
- Échanges et déclaration avec les organismes sociaux et établissement des déclarations fiscales et sociales
- Correspondances, gestion administrative des contrats et suivi clients
- En lien avec le directeur, rédaction de demandes de subvention

DEVELOPPEMENT
- En lien avec le directeur de l'association, et en concertation avec les responsables d'équipes salle et cuisine, participer à la construction, structuration et animation des équipements et événements de MixLab
- Possibilité de participer au développement du projet en étant force de proposition sur les aspects programmatiques des projets de l'association

Merci de candidater en envoyant CV et lettre de motivation.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2050,00 Euros sur 12 mois