Assistant administratif / Assistante administrative

Le GIP FCIP de Toulouse est en charge du développement de certaines activités menées par l'Éducation Nationale au niveau de l'académie de Toulouse dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation et de l'insertion professionnelle. Cette activité s'exerce au sein de cinq départements ayant chacun un champ d'expertise particulier (formation continue, bilan de compétences, apprentissage, VAE, santé, soin sanitaire et social) + 90 projets.

Le GIP FCIP est un organisme public dépendant du ministère de l'Éducation nationale. Il a pour objet la mise en ?uvre d'un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations, des territoires. Son département, le CFA de l'académie de Toulouse, recrute une personne pour réaliser la contractualisation des apprentis.

Gérer le process administratif des contrats d'apprentissage dans l'outil Yparéo,

Vérifier la complétude des contrats d'apprentissage,

Saisir les dossiers sur Yparéo,

Etablir les conventions financières, et assurer leur suivi,

Répondre aux demandes d'emails et téléphonique, et diverses réclamations,

Saisir les contrats d'apprentissage sur les différents OPCO, répondre aux réclamations et courriers des OPCO

Relancer les entreprises et les OPCO pour régulariser les dossiers

Etablir le suivi des ruptures et le communiquer mensuellement aux médiatrices et services en charges du décrochage scolaire,

Mise à jour des situations des apprentis sur Yparéo (en fonction des ruptures, des abandons définitifs de formation ).
Seconder la coordonnatrice administrative en son absence,

Réception et traitement des demandes téléphoniques et des mails : fournir des informations relatives aux demandes, conseiller et orienter vers les services et les interlocuteurs compétents,

Filtrer les appels téléphoniques,

Enregistrer et transmettre le courrier en l'absence de la coordinatrice administrative,

Informer la hiérarchie d'éventuels dysfonctionnements,

Participer aux travaux de démarche qualité,

Etablir les conventions de contractualisation du CFAA avec les EPLE en collaboration avec la responsable budgétaire et en assurer le suivi,

Venir en renfort à l'équipe administrative en cas de surcharge ponctuelle de travail.

- Catégorie B

- 52 jours de congé par an

- Prise en charge de la complémentaire santé à hauteur de 15?/mois

- Diplôme minimum requis : Bac

- Aptitudes à travailler en équipe,

- Aptitudes à rendre des comptes,

- Facilités pour la rédaction des comptes rendus,

- Réactivité,

- Sens de l'organisation,

- Sens des priorités,

- Sens de l'écoute et du dialogue,

- Assurer la fiabilité des données,

Horaires : 39H10 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon étude et ex