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« Retour à la liste / Offre d'emploi : Assistant administratif / Assistante administrative, Gironde (33), 33850
Résumé de l'offre
- Offre d'emploi du : 15/09/2023
- Type de contrat : CDD
- Durée du contrat : 15 Jour(s)
- Niveau de poste : Employé
- Expérience : 1 à 2 ans
- Référence : 161PZKH
Outils candidats
Description du poste
La mairie de Léognan recherche un/e assistant/e administratif/ve de la vie associative et de la Maison des Associations (MdA) pour assurer le remplacement d'un fonctionnaire indisponible.
Sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur de la Vie associative & hiérarchique du Directeur Général Adjoint des Servives, l'agent placé sur le poste d'assistant/e administratif/ve de la Vie associative et de la Maison des Associations de Léognan recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. L'agent suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
L'agent assure l'accueil et le suivi des demandes des associations.
Missions principales :
* Accueil physique et standard téléphonique.
* Renseignements, gestion & suivi des demandes associatives.
* Gestion des plannings et conventions pour l'utilisation des salles municipales (hors ECGB)
* Suivi des dossiers administratifs liés à la Maison des associations : tableaux de bords, assistance à la planification des demandes de salles.
* Elaboration et suivi des bons de commande : relations comptabilité, fournisseurs.
* Collecte et distribution du courrier des associations dans les boîtes aux lettres dédiées.
* Mise à jour du « portail des Associations » sur le site internet de la commune.
Moyens mis à disposition (matériels, humains, financiers) :
* Matériels informatique et bureautique
* Standard téléphonique
Du lundi au vendredi, 8h00-12h30 / 13h30-16h30 soit 7h30 par jour et 37h30 par semaine.
Horaires : 37H30 Travail en journée
Sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur de la Vie associative & hiérarchique du Directeur Général Adjoint des Servives, l'agent placé sur le poste d'assistant/e administratif/ve de la Vie associative et de la Maison des Associations de Léognan recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. L'agent suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
L'agent assure l'accueil et le suivi des demandes des associations.
Missions principales :
* Accueil physique et standard téléphonique.
* Renseignements, gestion & suivi des demandes associatives.
* Gestion des plannings et conventions pour l'utilisation des salles municipales (hors ECGB)
* Suivi des dossiers administratifs liés à la Maison des associations : tableaux de bords, assistance à la planification des demandes de salles.
* Elaboration et suivi des bons de commande : relations comptabilité, fournisseurs.
* Collecte et distribution du courrier des associations dans les boîtes aux lettres dédiées.
* Mise à jour du « portail des Associations » sur le site internet de la commune.
Moyens mis à disposition (matériels, humains, financiers) :
* Matériels informatique et bureautique
* Standard téléphonique
Du lundi au vendredi, 8h00-12h30 / 13h30-16h30 soit 7h30 par jour et 37h30 par semaine.
Horaires : 37H30 Travail en journée
Profil recherché
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Techniques de prise de notes - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Planifier des rendez-vous - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
- Utiliser les outils bureautiques - Exigé
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Gérer un planning de réservation - Exigé
Rémunération SMIC
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