Assistant administratif / Assistante administrative

Nous sommes aujourd'hui en recherche d'une Assistant(e) administratif pour nos marchés centrés sur
l'insertion à l'emploi, poste clé entre les encadrants et les équipes opérationnelles.

Missions principales & activités:

- Accueil et secrétariat
- Ouverture des formations (déclarations d'entrées, attestation d'ouverture, contrat, convention des
stagiaires, certificat d'entrée en formation, inscription des stagiaires, etc.)
- Programmation et suivi des informations collectives (envoi des convocations, reporting des résultats
etc.)
- Gestion des plannings de formation
- Informer les prescripteurs de l'adhésion ou non au PRF
- Informer le stagiaire de son entrée en formation
- Déclarer et contrôler les heures réalisés des stagiaires, gestion des absences
- Préparer et vérifier les documents en lien avec le stage (convention, attestation, émargements)
- Suivi des enquêtes métiers (à reporter sur le portefeuille candidat)
- Suivi des recherches de stage
- Certificat de réalisation de stage
- Récolte des bilans de formation
- Clôturer la session sur tous les logiciels
- Gestion quotidienne du site et remontée des dysfonctionnements
- Gestion de la logistique des sites et des commandes fournitures
- Suivi des portefeuilles et agendas des Conseillers en Insertion Professionnelle/ Référents
insertion/Formateurs
- Veiller à la complétude des documents et des logiciels (récolter les documents du stagiaire, etc.)
- Suivi des indicateurs et remontée des données chiffrées, problématiques rencontrées par les
conseillers en Insertion Professionnelle/Formateurs (maîtrise parfaite du pack office, des tableurs, du
drive, des formules croisées dynamiques)
- Préparation des réunions et des comités de Pilotage
- Maîtrise d'un cahier des charges
- Être en support sur la prise en main des logiciels et aspects administratifs
- Maîtrise de la bureautique

Vous justifiez d'un BAC+2 minimum dans l'administration et d'une expérience d'au moins 2 ans sur un
poste similaire, idéalement dans un organisme de formation ou dans l'insertion professionnelle.
Vous avez une très bonne maîtrise d'Excel.

Avantages:
Tickets restaurant à hauteur de 9?
1 journée de télétravail / semaine (au bout de 6 mois d'ancienneté)
Prime semestrielle de résultat
CE (au bout de 6 mois d'ancienneté)
Mutuelle prise en charge à hauteur de 60%
Participation transport (50% de l'abonnement)

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1750,00 Euros à 1850,00 Euros sur 12 mois