Assistant administratif / Assistante administrative

Afin de mieux répondre aux différentes formes de pauvreté, Emmaüs a développé des structures d insertion par l activité économique.
C est dans ce cadre que s inscrivent les Comités d Amis Emmaüs, celui des Ulis est une association créé il y a 30 ans.
Animées par plus de 60 bénévoles et 4 salariés, Emmaüs Les Ulis assure le ramassage, le tri et la vente d objets dont le produit permet la réalisation d action de solidarité au plan local, national et international.

En liaison avec le Président et le Conseil d'Administration, l'Assistante administrative assure le bon fonctionnement administratif de l'Association. Elle assiste le Président et le Conseil d'Administration tant au niveau du secrétariat que du suivi de la comptabilité, de la gestion locative et des ressources humaines.
Elle assure la bonne mise en ?uvre opérationnelle des décisions prises par le C.A.

Positionnement

L'Assistante administrative rend compte :
- Premièrement, au Président de l'Association,
- Deuxièmement, en l'absence du Président, à un membre du CA désigné par lui.

Missions :

Elles s'articulent autour des axes majeurs :

- Secrétariat de l'Association
o Tâches courantes de secrétariat : gestion des mails (tri, suivi de la boite mail), classement des documents, prises de messages, etc.
o Gestion des stocks de fournitures administratives du bureau et de la boutique, aux Ulis et à St Jean.
o Tient à jour le fichier des fournisseurs et autres contacts de l'Association
o Documente et maintient les descriptifs des divers processus mis en place
o Tient à jour le fichier des bénévoles (annuaire, liste mails)
o Elle assure le suivi des dossiers de maintenance des véhicules, des bâtiments, et autres.
o Elle rédige les supports de communication interne (rapports, compte-rendu)

- Soutien à l'activité
o Elle assure l'ouverture (9h00) et la fermeture (17h00) de la boutique des Ulis.

- Enlèvements et Livraisons de Meubles
o Assure prises des appels téléphoniques pour les demandes d'enlèvements ou livraisons chez les clients
o Qualification des demandes
o Suivi des demandes de livraison ou enlèvements par emails
o Appel pour prise de RDV pour enlèvement avec synchronisation agenda chauffeurs et constitution d'une fiche d'enlèvement
o Archivage des fiches d'enlèvement
o Décompte et calcul des primes de livraisons


- Gestion des processus de recyclage
o Suivi et tenue du calendrier des enlèvements et livraison pour chaque filière
o Récupération et enregistrement des bons de livraison pour chaque livraison
o Etablissement et envoi des factures
o Suivi des paiements

- Gestion locative
Emmaüs Les Ulis disposent de quatre logements réservés à des étudiants en difficulté situés à Montjay.
Elle aura la charge du suivi de ces dossiers :
o Etablissement de l'état des lieux à l'entrée et sortie des locataires
o Etablissement des baux
o Etablissement des quittances
o Suivi des bons paiements des loyers, avec rédactions et envois des courriers de relance au besoin
o Suivi des demandes / contacts avec les étudiants locataires o Suivi et enregistrement des charges locatives

- Comptabilité
o Suivi mensuel des dépenses et recettes
o Recherche des documents manquants lors des clôtures mensuelles
o Préparation des chèques pour signature par le Président / le Trésorier
Ou toute autre personne habilitée à signer
Réconciliation mensuelle avec les relevés bancaires

- Ressources humaines
o Tenue à jour des dossiers des salariés : contrat de travail, fiche de poste, etc
o Suivi des diverses activités liées aux salariés : visites médicales, arrêts maladies, enregistrement mutuelle, gestion du registre unique du personnel : entrées/sorties, etc.
o Préparation des éléments financiers mensuels (salaires, primes, ..) pour édition des fiches de paye par un prestataire

Lieux de travail :

Le ou la salarié.e est affectée au site principal de l'association (Les Ulis) et sera amenée de travailler occasionnellement sur le site de St-Jean.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros à 2600,00 Euros sur 12 mois