Assistant administratif / Assistante administrative

Secrétariat :
- Réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux de bord, compte-rendu, procès-verbaux de réunion, rapports...), tri, diffusion, classement, archivage
- Participation aux réunions de service...
- En l'absence de l'agent d'accueil :
Gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services, renseignements, transmission des communications et les messages
Réception, information et orientation des résidents, familles, fournisseurs, prestataires, intervenants extérieurs
Réception, traitement et diffusion des informations : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier- En l'absence du gestionnaire des ressources humaines :
Elaboration des contrats de travail des contractuels et des déclarations relatives
Déclaration d'accident de travail
Bureau des entrées :
- Gestion de la liste d'attente : envoi des dossiers de demande d'admission, réception des dossiers, envoi des courriers notifiant l'avis du médecin coordonnateur et tenue à jour de la liste d'attente
- Tenue du registre des plaintes, doléances et des carte de remerciements
- Gestion des mutuelles et carte vitale sur le logiciel de soins et transmissions aux infirmières
- Admission des personnes âgées en lien avec le/la cadre de santé
- Elaboration des demandes d'aide relatives à l'admission des résidents (aide au logement, allocation personnalisée à l'autonomie)
- Tenue des registres des entrées et des sorties des résidents
- Saisie de l'ensemble des mouvements des résidents dans le logiciel dédié
- Remise des documents spécifiques à son domaine d'activités
- Constitution, gestion du dossier administratif des résidents, tenue à jour les différents documents (listes, étiquettes, attestations d'assurance et autres) au format papier et informatisé
- Participation à la vie institutionnelle des résidents (gestion des élections du CVS, aide au maintien de leurs droits civiques)
- Suivi de l'activité (mensuel, trimestriel, semestriel) spécifique à son domaine : remplissage et envoi le cas échéant de diverses dossiers/documents, émission de listes, déclaration
- Élaboration et mise en service des outils et / ou des méthodes spécifiques à son domaine d'activité
- Fourniture des documents nécessaires aux différents intervenants
- Gestion du Conseil de la Vie Sociale : préparation, tenue du dossier, suivi, élaboration de compte-rendu, enregistrement et participation à l'instance
- Réalisation des déclarations de décès en mairie
- Identification, recensement des besoins et des attentes des résidents, spécifiques à son domaine de compétences
- Information et conseil aux usagers dans son domaine d'activité
- Mise en place des actions de prévention des conflits et de traitement des réclamations
- Entretien et mise en place des partenariats extérieurs
- Participation à la réalisation d'enquêtes, au recueil / à la collecte de données relatives à son domaine d'activités
- Représentation de l'établissement en cas de litige dans son domaine d'activités
- Exécution et suivi de procédures et décisions administratives (y compris budgétaires et comptables), suivi des délibérations, conventions, arrêtés.
- Archivage lié à son domaine d'activité
- Participation à la mise à jour des documents de la loi de 2002 : contrat de séjour, règlement de fonctionnement, livret d'accueil
- Tenue de la régie de recettes
- Facturation des frais de séjour
- Traitement des cautions d'entrée et de sortie, en l'absence de l'agent en charge de l'accueil / secrétariat / service économique

Qualité :
- Participation à l'organisation et élaboration des évaluations de l'EHPAD
- Elaboration et suivi du PACQ (Plan d'Amélioration Continu de la Qualité)
- Participation à l'élaboration de documents opposables
- Mise à jour des documents de traçabilité et des modèles...

Horaires : 35H Autre

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération selon profil