Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

L'école IPSSI, école d'ingénierie en informatique, située proche de la Place de La Nation, recherche un(e) assistant(e) pédagogique dans le cadre d'un CDI.

En soutien à l'équipe Administrative et financière, l'Assistant(e) Administratif(ve) est polyvalent(e) et intervient sur plusieurs missions.
Son activité consiste aussi bien aux tâches de secrétariat basiques, aux traitements des factures des prestations de formation de l'école, tout comme la gestion administrative courante de la société.

Missions :
- Gérer l'accueil physique et le standard téléphonique
- Traiter et suivre l'administratif (courriers, mails, dossiers OPCO)
- Dématérialiser les archives
- Facturer les prestations de formation
o Validation des factures
o Mise à jour des indicateurs de suivi de facturation (tableaux de bord)
o Communication vers les interlocuteurs concernés
o Établissement, édition et envoi des devis/factures aux différents clients (apprenants, entreprises et OPCO)
- Recouvrer les impayés
o Relance des clients
o Gestion les contentieux liés aux impayés
o Interface avec le prestataire en charge du recouvrement
- Gérer les accords de prise en charge
o Réception et saisie des éléments de facturation dans la base
o Relance des clients (entreprises, Opco)
o Archivage numérique

Programmation :
Du lundi au vendredi
Périodes de travail de 8 heures
Repos le week-end
Travail en journée

Date de début prévue : 01/10/2023

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 28000,00 Euros sur 12 mois