Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Association loi 1901 à but non-lucratif, STAFF est un organisme de formation dédié aux métiers techniques du spectacle.
Créé en 1983, sur la région nantaise, STAFF a déjà formé plus d'un millier de personnes, qu'il s'agisse de formations longues certifiantes ou de formations continues pour les professionnels du spectacle.
Toujours au fait des évolutions technologiques, le centre est reconnu auprès des professionnels pour la qualité des enseignements proposés et leur adéquation avec les besoins du secteur.
STAFF s'appuie sur un important réseau de partenaires et une cinquantaine de formateurs, eux-mêmes professionnels du spectacle vivant et tous en activité.
Nous sommes actuellement à la recherche d'un.e assistant.e administratif.ive.

Vos missions seront les suivantes:

- Accueil physique (tous visiteurs)
- Accueil téléphonique : transfert de tous les appels aux services concernés
- Traitement des courriels (boite mail contact)
- Réception et distribution du courrier, affranchissement et envoi du courrier
- Suivi et commande, rangement de tous les consommables (fournitures de bureau, produits entretien, pharmacie, café )
- Réservation de tous les frais de déplacement (hôtel, restauration)
- Préparation des pochettes de session de formation pour tous les stagiaires (formations courtes et longues)
- Facturation des sessions de formation
- Classement divers

Si vous avez une bonne maitrise des outils informatiques, un esprit d'analyse et de synthèse. Vous êtes polyvalent.e et ordonné.e ; autonome et discrèt.e. Vous êtes la personne qu'il nous faut.

Ce poste est prévu en remplacement d'un congé maternité.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1971,71 Euros sur 13 mois