Assistant administratif / Assistante administrative et comptable

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle

Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Ressources du Pôle Culture & Patrimoine, vous assurez la gestion administrative et comptable de la Direction.

A ce titre, vous exercez les activités suivantes :
- Gestion administrative :
- Vous effectuez un suivi de la commission extra-municipale Culture et de la commission municipale Attractivité (convocations aux réunions, suivi des présences, etc),
- Vous êtes le correspondant de la Direction des Systèmes d'Information pour toute demande d'équipement et d'intervention,
- Vous êtes le correspondant de la Direction des Ressources Humaines pour l'accueil des stagiaires,
- Vous assurez un suivi de l'occupation des salles de réunion de la Maison Romaine,
- Vous assurez l'intérim de l'assistante de direction, en son absence, pour l'application des procédures courrier et note et pour l'accueil téléphonique de la Maison Romaine,
- Vous assurez l'accueil physique, en binôme avec l'assistante de direction,
- Intégré(e) à l'équipe organisatrice du festival Les Imaginales, vous participez, dans un calendrier prescrit, à l'inscription et la gestion des contrats des exposants présents sur le site.


- Gestion comptable :
- Vous assurez l'enregistrement des factures pour tout le Pôle, puis effectuez les relances en vue des rattachements et clôture budgétaire,
- Vous assurez un suivi de recettes sur les partenariats et le mécénat sous la supervision de la gestionnaire finances,
- Vous assurez l'exécution du budget (saisie du BP dans Excel et le logiciel CIRIL, édition des bilans mensuels),
- Vous identifiez, commandez les goodies et autres produits dérivés des événementiels,
- Vous accompagnez et veillez au respect des procédures,
- Vous assurez une suppléance sur la régie de recettes en l'absence de la titulaire et assurez le suivi des stocks sous sa supervision.

1 jour de télétravail possible après la période d'essai

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Maitrise du pack office - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon grille FP territoriale