Assistant administratif / Assistante administrative et comptable

Au sein de l'équipe de notre organisme de formation et centre de formation d'apprentis, vous assurez les suivi administratif et comptable ainsi que l'accueil téléphonique et physique.
Vous assurez les activités suivantes :
- Gestion du standard téléphonique
- Suivi administratif des apprentis et stagiaires de la formation professionnelle continue
- Suivi des besoins en apprentis et formations des entreprises partenaires, création d'enquêtes, mise à jour des bases de données
- Suivi des contrats et des prises en charge des organismes financeurs pour l'apprentissage et la formation professionnelle continue
- Suivi des contrats du personnel pédagogique, en lien avec la Direction et le cabinet comptable
- Saisie des factures, suivi et paiement des fournisseurs
- Transmission des éléments de paie et comptables au cabinet comptable
- Création et suivi des factures à l'attention des organismes financeurs (Région, OPCO, clients...)
- Relance comptable
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables selon les règles d'archivage et conservation de documents
- Participation à la création de dossiers de subvention et suivi des subventions obtenues
- Participation à la transmission des données administratives et comptables dans le cadre d'enquêtes ou d'audits qualité
- Relations avec le Rectorat pour l'inscription des apprentis aux examens via les plateformes spécifiques
- Gestion du déroulement des examens : réception des sujets, convocations, feuilles d'émargement, planning
- Participation à la promotion de l'organisme de formation via la création d'outils de communication, la mise à jour du site internet et/ou des réseaux sociaux ou via la participation à des salons
- S'informer et se former sur les évolutions concernant son métier, rendre compte des évolutions juridiques/technologiques

Horaires : 28H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Comptabilité générale - Souhaité
• Droit du travail - Souhaité
• Réglementation des délais de paiement - Souhaité
• Établir un contrat de travail - Souhaité
• Établir un reporting de trésorerie - Souhaité
• Établir des déclarations fiscales et sociales - Souhaité
• Préparer les éléments constitutifs de la paie - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros à 12,50 Euros