Assistant administratif / Assistante administrative et comptable

Danse à tous les étages, déploie un projet de développement de la danse à l échelle de la Région Bretagne. La structure connaît actuellement un développement de ses missions, dans le cadre de l évolution du projet vers le label Centre de Développement Chorégraphique National, à l horizon 2024.

Scène de territoire pour la danse, Danse à tous les étages porte depuis 1997 un projet de développement de la danse fondé sur l'humain. Au c?ur de ses missions, se trouve le soutien aux artistes chorégraphiques qui se traduit par des coproductions, des résidences de création et une programmation itinérante en Bretagne, notamment lors du festival Nomadanse et du festival Cap Danse. Danse à tous les étages ?uvre également au maillage du secteur chorégraphique régional en proposant la danse comme levier d'insertion et de remobilisation par la mise en oeuvre de projets à destination des publics.
Danse à tous les étages connaît par ailleurs un important développement de ses missions, dans le cadre de l'évolution du projet vers le label Centre de Développement Chorégraphique National, à l'horizon 2024.
MISSIONS

Afin d'accompagner le développement du projet durant la saison à venir, nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve en alternance.
Sous la responsabilité de l'administratrice et de la directrice, et en lien avec l'équipe permanente assistant.e administratif.ve aura en charge les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES

ASSISTANAT ADMINISTRATIF ET COMPTABLE
- Préparer et suivre les dossiers administratifs et comptables, en lien avec l'administratrice et le cabinet comptable
- Assurer le secrétariat général (accueil téléphonique et gestion de la boîte mail générique)
- Gérer le suivi du courrier (entrant et sortant) et transmission à l'administration
- Contribuer à la réalisation et au suivi des dossiers de subvention, bilans et rapports d'activités
- Contribuer à l'établissement et au suivi des contrats (cession, coproduction, résidence) et à leur classement (papier et/ou numérique)
- Etablir et suivre les devis et facturations
- Gérer les commandes de fournitures et achats divers, les recours, les besoins en maintenance (informatique, téléphonie, etc)
- Organiser des rendez-vous et réunions pour la direction et la gouvernance : prise de rendez-vous, recherche de salles, convocations, accueil, préparation des réunions, prises de notes et comptes-rendus de réunions.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
- Rédiger et suivre les conventions et gratifications de stages et/ou services civiques en lien avec les tuteurs.trices
- Suivre et transmettre les informations d'embauche du personnel intermittent auprès du prestataire de paie

SOUTIEN LOGISTIQUE
- Organiser des déplacements pour l'équipe ou les membres du Conseil d'administration dans le cadre des activités itinérantes
- Assurer un soutien logistique auprès de l'équipe pour la mise en oeuvre des activités : recherche et réservations des transports, hébergements, restauration, recherches et sollicitations de devis auprès de prestataires

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
ACCUEIL ET BILLETTERIE
- Participer à la gestion de la billetterie en amont et lors des événements en lien avec la chargée de communication
- Participer à la réalisation du bilan quantitatif et comptable de la billetterie et faire les déclarations
- Ponctuellement, participer à l'accueil des artistes et du public


Entretiens prévus les 2 et 3 octobre 2023.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Comptabilité générale - Souhaité
• Comptabilité analytique - Souhaité
• Logiciels comptables - Souhaité
• Gestion comptable - Exigé
• Codifier une facture - Souhaité
• Élaborer des tableaux de bord - Exigé
• Établir un reporting de trésorerie - Exigé
• Contrôler les recettes d'une entreprise - Souhaité
• Établir un état de rapprochement bancaire - Souhaité
• Enregistrer les recettes d'une entreprise - Souhaité
• Préparer les éléments constitutifs de la paie - Exigé
• Réviser une procédure comptable - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Réaliser un inventaire - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon les barèmes