Assistant administratif / Assistante administrative et comptable

- Assurer la gestion comptable des fournisseurs et achats
- Assurer l'enregistrement de la comptabilité générale
- Préparation des états financiers
- Préparation de la paie des personnels
o Saisie des fiches de renseignement
o Saisie mensuelle des éléments individuels de la paie
o Gérer les dossiers connexes à la paie : maladie, prévoyance, retraite, mutuelle
- Assurer la gestion des dossiers administratifs et juridiques du personnel
o Classement et archivage des dossiers des personnels
o Produire les états nécessaires pour la gestion des personnels
o Assurer la communication auprès des personnels
o Assurer la gestion administrative du recrutement des personnels et le suivi de leur dossier
o Participer à la gestion et au suivi de la formation
o Participer à la gestion et au suivi des entretiens professionnels et d'activité
o Assurer le suivi administratif médical des personnels
- Accueillir et informer les familles
o Préparation des documents contractuels
o Accueil des familles et des élèves pour les règlements
o Accueil téléphonique des familles pour renseignements financiers et contractuels
- Encaisser les règlements effectués par les familles
o Collecter les mandats de prélèvement
o Saisir les IBAN des mandats de prélèvement automatique
o Réceptionner des règlements des factures
o Saisir les règlements sur le logiciel comptable
o Comptage d'espèces (sorties, ventes de gâteau...)
o Tenue de la caisse quotidienne des espèces
o Saisie et dépôt des chèques et espèces en banque
o Tamponner les chèques remis en banque
o Déposer les chèques en banque
- Gérer les aides
o Elaborer et remettre des documents de commission sociale
o Préparation à la commission des affaires sociales
- Gestion des passages à la restauration
o Créer les cartes à puce
o Assurer la concordance du fichier élève avec la base informatique du Self
o Gestion des bases informatiques du self (paramétrage, modification)
- Préparer CA et AG
o Préparer convocations, documents, listes d'émargement, vérifications et compte-rendu
o Elaborer les dossiers qui seront présentés
o Classement du procès-verbal de chaque réunion
o Assurer la diffusion du PV aux membres
- Diffusion des bulletins de paie et assurer leurs suivis
o Mise sous pli des bulletins de salaire, notes de service, documents divers et distribution
o Préparation des lettres de fin de contrat et attestation Pôle Emploi, solde de tout compte et certificat de travail aux personnels
o Saisie des salaires bruts des enseignants sur la base Excel
- Produire les factures annuelles destinées aux familles
o Effectuer la mise à jour des CTG (tarifs) au sein de la base informatique de la facturation
o Traiter les relevés complémentaires suite au changement de régime des élèves, restauration et hébergement
o Relevés des remboursements des dépôts de garantie
- Gestion des immobilisations
o Saisie des immobilisations en cours d'année
o Préparation des amortissements en fin d'année
o Génération des dotations
o Impression et vérification des dotations
o Participation à l'inventaire auprès de l'intendante

Horaires : 20H Travail en journée

Compétences

• Élaborer des tableaux de bord - Souhaité
• Préparer les éléments constitutifs de la paie - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1000,00 Euros à 1050,00 Euros sur 13 mois