Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Notre centre de formation professionnel et d'apprentissage est à la recherche Assistant administratif / Assistante administrative et comptable pour rejoindre notre équipe dynamique.
Le candidat retenu sera chargé de la gestion administrative et comptable.


Vos missions :

SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :
1/ Formations Inter, Intra, CPF etc...
- Collabore a¿ la re¿ponse client (donne¿es administratives et financie¿res du secteur)
- Participe en cas d'accord a¿ la mise en ?uvre et au bon de¿roulement de l'action comme pour les
autres formations de BEFORMA
- Assure son suivi en fonction des spe¿cificite¿s et contraintes
2/ Pre¿paration et ouverture d'une formation
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
o Elabore et transmet les documents obligatoirement lie¿s au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
o Renseigne les informations sur le logiciel
o Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres
d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'e¿margements, etc).
- Participe a¿ l'ouverture de la formation
- Pre¿pare et participe aux re¿unions de secteur
3/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des pre¿sences et transmets les e¿le¿ments aux diffe¿rents financeurs (OPCÀ,
PACIF, Po¿le emploi, Re¿gions, etc...)
- Si ne¿cessaire, pre¿pare les conventions de stage en entreprise
- Pre¿pare les avenants et en assure la saisie
4/ Fin de formation
- Etablit les attestations de fin de formation, releve¿s d'acquis, diplo¿mes
- Proce¿de au classement et a¿ l'archivage des dossiers
GESTION FINANCIERE
- Elabore la fiche financie¿re de l'action
- Assure la saisie des e¿le¿ments financiers
- Pre¿pare et transmet les e¿le¿ments ne¿cessaires a¿ la facturation au bureau commun de gestion
(contrats, conventions, che¿ques, releve¿s d'heures, fiches de paye, etc.)
- Etablit si ne¿cessaire les bilans financiers des actions
- Assure le suivi des re¿glements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de
premier niveau


Compétences requises :
Diplôme en administration, comptable.
Expérience pertinente dans la gestion administrative.
Excellentes compétences en communication, en organisation et en résolution de problèmes.
Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe.
Connaissance des logiciels de gestion administrative et des outils de marketing.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Souhaité
• Codifier une facture - Souhaité
• Codifier un mandat - Souhaité
• Codifier un titre - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois