Assistant administratif à la scolarité et à la pédagogie (H/F)

Limitrophe au sud de Paris, l Etablissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble
11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart,
Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant 400 000 habitants. Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l innovation.

Vous assurez les missions suivantes :
- Gestion administrative de la scolarité des élèves :
. participation aux procédures d'inscription et de réinscription
. suivi de l'état des classes et du cursus des élèves en lien avec les professeurs
. préparation et suivi des courriers aux familles
. constitution des dossiers d'examens, saisie des résultats et envoi aux familles
. saisie des plannings des cours collectifs, individuels et affectations des élèves
. élaboration des bilans chiffrés pour les statistiques
. renseignement et orientation des usagers sur l'offre d'enseignement proposé, les modalités et calendriers d'inscription
. mise à jour la base de données Rhapsodie des professeurs
. suivi des élèves CHAM et ADI

- Suivi des commandes et de la facturation des prestataires
. demande de devis aux prestataires
. saisie et suivi des bons de commande
. relance et suivi des fournisseurs pour commandes et factures
. réception des partitions et transmission aux enseignants, gestion de l'inventaire des partitions des conservatoires
. suivi et gestion des dossiers du GUSO
. suivi et gestion des dossiers SACEM

- Secrétariat administratif et accueil du public
. assurer l'accueil du public et des familles ainsi que la tenue du standard en complémentarité avec le régisseur principal en l'absence de l'agent d'accueil
. contribution à la mise en ?uvre des évènements et temps forts pédagogiques rayonnant sur le territoire, le département et la région
. participer au secrétariat du service : courriers, appels aux familles
. participation à la préparation des réunions et conseils et rédaction des comptes-rendus
. gestion des signatures des contrats de vacation, en lien avec la RAF
. gestion des signatures des conventions
. accueil des scolaires

Profil

De formation bac minimum, idéalement Bac +2 en secrétariat et/ou comptabilité, vous possédez une expérience professionnelle confirmée en assistance administrative, financière. Des connaissances en communication seraient un plus.

Animé d'un réel sens du service à l'usager, vous aimez le contact avec les élèves et leurs parents et faites preuve d'adaptabilité et de souplesse, notamment dans vos relations avec vos interlocuteurs. Doté d'esprit d'initiative, vous aimez travailler en équipe et disposez d'une grande capacité d'écoute et un esprit de synthèse.

Réactif, rigoureux et organisé, vous êtes autonome et méthodique dans l'organisation et la réalisation de vos tâches, avec un sens prononcé de la gestion des priorités. Vous savez travailler en transversalité et concertation.

L'exercice de ses fonctions nécessite également l'utilisation d'outils informatiques généraux et spécifiques : maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Ciril et du logiciel de gestion des conservatoires Rhapsodie.,
.

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois