Assistant Administratif à la médecine du travail H/F

Gestion de la programmation de réunions, rendez-vous (voir avec les différents intervenants pour trouver des dates, confirmer la date retenue, réserver le cas échéant la salle ).

- Rédaction, envoi et archivage des procès-verbaux de réunions
- Suivi des résolutions de tickets Adèle, relances éventuelles
- Actualisation de documents (protocoles, présentations power point, documents d'information )
- Aide à la mise en forme de documents
- Rédaction de supports pour les personnels de renfort/de remplacement
- Organisation administrative de la Campagne vaccinale Grippe (supports d'information,
questionnaires pré-vaccinaux, mails à rédiger pour les différents interlocuteurs/partenaires,
organisation de la rentrée des données avec la secrétaire en charge de cette tâche )
Organisation administrative des visites des étudiants médicaux et non médicaux (en lien avec l'Université, la Direction des Affaires Médicales, l'Institut Régional de Formation)
- Rapport annuel : collecte en amont des données nécessaires à sa rédaction par le médecin coordinateur
- Relance/Suivi du projet de modification du logiciel de Médecine du Travail
- Suivi/relance des demandes de l'ergonome auprès de la Direction du Patrimoine, des Achats et de la Logistique, des fournisseurs, des cadres
- Suivi des prêts de matériels ergo auprès des agents

Horaires : 17H05 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération 869€ NET