Archiviste (grade Adjoint Administratif) (H/F)

Le Grand Hôpital de l Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l enfant de l adolescent / psychiatrie de l adulte).

Pour en savoir plus sur nous et sur nos projets : www.ghef.fr

Définition du poste
L'Archiviste collecte, classe, conserve, recherche et communique les documents archivés aux demandeurs en appliquant les procédures institutionnelles et la règlementation nationale relative à l'archivage médical.

Missions liées au Métier
- Information et conseil aux personnels et utilisateurs du dossier patient
- Organisation de la collecte, conservation et communication des fonds d'archives
- Réalisation et contrôle des délais de conservation et des conditions de stockage
- Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux dans son domaine d'activité
- Tri, classement et inventaire des archives (dossiers, documents...)
- Application des procédures en vigueur dans le service
- Utilisation des logiciels métier
- Participation à des enquêtes de contrôle de conformité du contenu numérisé des dossiers médicaux.

Missions spécifiques
- Contrôle des données et/ou des documents avant gravure à la demande du Service du Dossier Patient (SDP)
- Gestion des dossiers externalisés chez le prestataire extérieur
- Maintien en état des chariots de transport, des séparateurs des services et des véhicules
- Accueil et accompagnement des stagiaires, étudiants et nouveaux arrivants

Missions additionnelles possibles
L'Archiviste pourrait être responsabilisé(e) sur les missions additionnelles suivantes :
- Personne Ressource Système d'Archivage Électronique
- Référent commande de fournitures
- Référent Externalisation annuelle
- Référent accueil, formation et intégration
Parcours formatif conseillé pour l'accès au poste
- Journée d'intégration institutionnelle
- Réglementation liée à la gestion des archives médicales
- CACES 2 +/- CACES 3
Impératifs Métier
L'Archiviste doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents à son activité quotidienne.
Elle (il) doit maîtriser :
- La bureautique / l'informatique.
- Le droit des usagers du système de santé
- Les techniques de classement et d'archivage

Qualités professionnelles :
Qualités attendues au niveau institutionnel
- Comportement adapté dans ses relations avec autrui
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel
- Rigueur
Qualités spécifiques pour le poste
- Sens des responsabilités
- Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
- Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté
- Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
- Dynamisme et sens du travail en équipe
- Sens de l'observation, de la vigilance, sens pratique
- Bonnes capacités manuelles
- Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte à sa hiérarchie
- Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
- Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, )
- Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale (respect de la politique d'archivage)
- Curiosité intellectuelle
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement et l'organisation du service

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Sélectionner des informations documentaires - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Réaliser un inventaire - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros à 2300,00 Euros sur 12 mois