Appui au secrétariat de Direction au sein de la DDETS 54 (H/F)

La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités ( DDETS ) est issue de la fusion de l'unité départementale de la DIRECCTE et de la direction départementale de la cohésion sociale ( DDCS). Elle porte les politiques des personnes vulnérables,de la ville, du travail, des droits des femmes et les instances médicales.

Vous serez rattaché(e) à la Direction et assurerez le secrétariat du Directeur et ses adjoints. Il convient de prévoir un travail en alternance sur le second site, situé aux Nations, à Vandoeuvre-les-Nancy.

Secrétariat de Direction : accueil téléphonique au niveau du secrétariat de Direction, tenue des agendas électroniques du Directeur et des Directeurs départementaux adjoints, gestion de la messagerie fonctionnelle de la Direction,enregistrement du courrier,prise de rendez-vous,organisation et aide à la préparation de réunions, tenue et suivi de plannings, préparation de dossiers, organisation et suivi de déplacements, travail de dactylographie, classement, photocopies, suivi des délais de réponses relatif aux dossiers à destination du Préfet.

Activités annexes :gestion de dossiers particuliers en lien avec le Directeur ou les directeurs départementaux adjoints, élaboration de tous documents divers dans le cadre de l'activité de la Direction.

Partenaires institutionnels : Responsables des différents services de la DDETS, secrétariat du Préfet et des autres membres du corps préfectoral, autres partenaires institutionnels ( service de l'Etat,collectivités territoriales, associations... ), Centre de Gestion financière ( CGF),Service de la Préfecture de Région et de Département, Prestataires, DREETS,SGARE,conseil départemental, Métropole, associations...
Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins de la Direction.

Spécificités du poste : disponibilité,maîtrise de l'outil Chorus et de ses évolutions,rigueur,gestion des demandes sous délais contraints.
Connaissances : bonnes connaissances de l'environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services de l'Etat dans les champs concernés.

Savoir-faire :organiser, planifier son activité, appréhender les contraintes de programmation liées aux missions et activités des services.

Savoir-être : faire preuve de rigueur, de discrétion et de maîtrise de soi, travailler au sein d'une équipe de direction ( 3 Directeurs et 4 chefs de pôle ) et en binôme avec une deuxième secrétaire de Direction. Un appui de secrétariat au bénéfice d'un chargé de mission rattaché à la Direction et à la déléguée départementale aux droits des femmes est à prévoir, faire preuve d'initiative, rendre compte.

La DDETS - Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités - est située sur deux sites distincts : le site de la cité administrative,rue Sainte Catherine à Nancy , et le site de la Tour : " Les Nations ", 23, Boulevard de l'Europe à Vandoeuvre-les-Nancy, lieu d'exercice principal de l'activité faisant l'objet du présent recrutement. La DDETS porte les politiques suivantes :

- les politiques de protection de personnes vulnérables et de personnes relevant de l'asile, d'accueil, d'hébergement et d'insertion sociale des personnes sans abris, et d'accès ou de maintien dans le logement ( pôle " Solidarités, Hébergement, Logement " )

- les politiques de la ville, lutte contre la pauvreté, l'intégration, l'insertion professionnelle, de développement de l'emploi et d'anticipation des mutations économiques ( pôle " Cohésion territoriale,insertion, emploi, entreprises " ).

La politique du Travail dans le cadre du système d'inspection du travail porté par une ligne hiérarchique spécifique. Le pôle " Travail " de la DDETS est divisé en deux unités de contrôles, un service d'accès au droit et un service central travail.

La politique de droit des femmes et d'égalité et les instances médicales : comité médical, commission de réforme.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1793,88 Euros à 2335,52 Euros sur 12 mois